Business case – jak napisać uzasadnienie biznesowe?

Business case, czyli inaczej uzasadnienie biznesowe, jest raportem, który przedstawia założenia oraz opłacalność danego przedsięwzięcia. Cel tego dokumentu jest prosty. Po jego lekturze, osoba, która nie miała wcześniej styczności z projektem, powinna być stanie poznać jego ideę oraz konsekwencje finansowe z nim związane.

Głównym odbiorcą tego dokumentu jest zazwyczaj sponsor (często zarząd), do którego należy decyzja, czy inwestować w projekt, czy też nie; oraz który na końcu rozlicza zespół projektowy z uzyskanych rezultatów.

Niejednokrotnie spotkałem się z sytuacją, kiedy to business case jest mylony z modelem biznesowym. Wbrew pozorom nie są to identyczne dokumenty. Biznes model opisuje projekt z perspektywy strategicznej oraz przedstawia architekturę całego rozwiązania, tj.:

• w jaki sposób produkt będzie wytwarzany?;
• kim są dostawcy?;
• jaka będzie struktura kosztów?;
• na czym polega wartość proponowanego rozwiązania dla klientów (cena, jakość,…)?;
• jakie segmenty klientów można wyróżnić na rynku?, itd.

Natomiast business case to uzasadnienie biznesowe, czyli dokument, który dostarcza argumenty na to, że warto podjąć się realizacji opisywanej inwestycji. Zawiera on odpowiedzi na m.in. następujące pytania:

• jakie korzyści przyniesie projekt?;
• jak będą wyglądać przepływy finansowe?:
• kiedy nastąpi okres zwrotu?;
• czy przedsiębiorstwo jest w stanie zrealizować zakładane cele?.

Business case może być dokumentem liczącym kilkadziesiąt stron lub też krótką notatką, zawierającą tylko najbardziej istotne informacje. O jego zakresie decydują jego odbiorcy, to oni powinni wskazać zakres danych, który jest im niezbędny do podjęcia decyzji.

Należy także podkreślić, że uzasadnienie biznesowe nie jest dokumentem statycznym. Wraz z pojawianiem się nowych informacji, powinien być on na bieżąco aktualizowany i ponownie zatwierdzany. Tak samo podczas realizacji projektu właściwego, należy stale odnosić uzyskiwane wyniki do tych, które zostały wcześniej założone w business case.

Z czego składa się business case?

Nie obowiązuje żaden uniwersalny schemat tworzenia uzasadnienia biznesowego. Ale przykładowy business case może mieć następującą strukturę:

Wstęp: tytuł projektu, autor, wersja, data oraz 2-4 zdania dotyczącego tego, o czym jest dokument oraz jaki jest jego cel.

Spis treści: opcjonalny, ale bardzo przydatny przy dłuższych opracowaniach.

Streszczenie dla zarządu: element, który choć jest na początku, powinien być pisany na samym końcu procesu powstawania business case’u. W tej części powinny być zawarte informacje dla osób, które nie mają czasu na zagłębianie się w szczegóły i oczekują tylko najważniejszych danych oraz wniosków z całego dokumentu, tj.: opis proponowanego rozwiązania, koszty i korzyści (najważniejsze wskaźniki i dane finansowe), ryzyka, najważniejsze daty.

Powody rozpoczęcia projektu: opis tego, co spowodowało, że powstał niniejszy dokument, np.: opis stanu obecnego w przedsiębiorstwie; jaki problem chcemy rozwiązań?; dlaczego ten projekt jest konieczny?; co się stanie, jeżeli nie podejmie się żadnych kroków?

Cel i korzyści: jakie konkretne cele mają być osiągnie dzięki opisywanej inwestycji (wizja rozwiązania), jakie korzyści zostaną uzyskane, te finansowe oraz te niefinansowe, oraz sposób w jaki będą one mierzone (oczekiwane rezultaty).

Zakres i główne założenia: w tej części określamy potrzeby oraz definiujemy obszary, jakich będzie dotyczył projekt, tj. podajemy m.in.: które działy będą zaangażowane (nazwiska osób rekomendowanych do zespołu projektowego); jakie będą niezbędne dodatkowe zasoby?; jakie decyzje należy podjąć?; itd.

W tym punkcie mogą być także opisane wszystkie możliwe warianty realizacji projektu, które były brane pod uwagę, a które także prowadzą do rozwiązania tego samego problemu biznesowego. Po wypisaniu wszystkich alternatyw należy jednak wskazać to rozwiązanie, które jest rekomendowane i wytłumaczyć dlaczego zostało wybrane. Dodatkowo warto też wyjaśnić, dlaczego pozostałe zostały odrzucone.

Kluczowe daty: główne daty w projekcie wraz z planem prac: czas rozpoczęcia, czas zakończenia, kamienie milowe oraz terminy, w których należy spodziewać się wymiernych rezultatów (np. obniżenie kosztów produkcyjnych o 4% do końca …roku).

Ryzyka: wylistowane najważniejsze ryzyka, które mogą się pojawić w takcie projektu, wraz z wypisanymi zaplanowanymi działaniami, które mają na celu zminimalizowanie prawdopodobieństwa ich wystąpienia.

Analiza finansowa: miejsce na tabele z wyliczeniami – zakres danych oczywiście uzależniony jest od wymagań głównych odbiorców dokumentu. Analiza może obejmować m.in. prognozy: przychodów, kosztów, przepływów środków pieniężnych, wskaźników opłacalności (ROI, IRR, NPV, DCF, okres zwrotu,…), wpływu na bilans. Bardzo istotne jest spisanie na początku tej analizy wszystkich założeń, które zostały przyjęte do wyliczeń (np. stopa inflacji, dynamika wzrostu, itp.). Dodatkowo warto przewidzieć skalę ewentualnych odchyleń od oczekiwanych wyników – tj. określić margines błędu. Jeżeli projekt będzie finansowany ze źródeł zewnętrznych to także należy umieścić szczegółowe informacje dotyczące warunków finansowych udzielenia kredytu, pożyczki, emisji obligacji, itp.

Wnioski, rekomendacje, kolejne kroki działań:

Załączniki: np.: dodatkowe obliczenia, wykresy, informacje uzupełniające, technikalia, itp.