Zadania kontrolingu biznesowego oraz zasady pracy  

Jednym z obszarów w firmie, gdzie praca na danych ma szybkie przełożenie na podejmowane działania, jest kontroling. Oczywiście nie każda firma dysponuje osobnym działem kontrolingu. Cały czas pozostaje on domeną większych przedsiębiorstw.

Jednakże funkcje i zadania kontrolingu są realizowane w mniejszym lub większym stopniu w wielu firmach. Część z tych zadań może być realizowana w działach księgowości, część w działach administracyjnych, produkcyjnych, analitycznych lub sprzedaży.

Podejście kontrolingowe pomaga w monitoringu realizacji projektów inwestycyjnych czy też wykonania celów sprzedażowych. W wielu obszarach kontroling nie różni się niczym od typowej analityki. Jednakże zazwyczaj końcowe zestawienia i raporty kontrolingu przyjmują bardziej sformalizowany charakter.

Czym jest kontroling?

Kontroling biznesowy, znany również jako kontroling finansowy lub kontroling menedżerski, to zadania obejmujące: monitorowanie, analizowanie i sterowanie wynikami finansowymi firmy w celu osiągnięcia wyznaczonych celów.

Podstawowym zadaniem controllingu biznesowego jest zapewnienie, że zasoby firmy są wykorzystywane w sposób wydajny i skuteczny. Dzięki czemu można zapewnić oczekiwaną rentowność, jak i inne cele strategiczne.

Brzmi bardzo poważnie. Dlatego, aby lepiej zobrazować funkcje kontrolingu przejdźmy może do szybkiego omówienia jego najważniejszych zadań w firmie. Oczywiście w każdej firmie wygląda to nieco inaczej. Bywa, że rola kontrolingu bywa czysto raportowa, co mija się nieco z jego celem.

Jakie są główne zadania realizowane przez kontroling?

Zazwyczaj zakres prac działu kontrolingu obejmuje:

Planowanie finansowe: czyli tworzenie budżetów i planów finansowych zgodnych z ogólną strategią biznesową. Obejmuje to prognozowanie m.in.: przychodów, wydatków i nakładów inwestycyjnych.

Budżetowanie: to opracowywanie budżetów dla różnych działów lub projektów. W kolejnym kroku zadaniem kontrolingu jest regularne porównywanie rzeczywistych wyników z tymi budżetami. A w przypadku pojawienia się rozbieżności następuje przejście do kolejnego zadania, czyli…

Analiza odchyleń: czyli analiza różnic między planowanymi wartościami a rzeczywistymi wynikami. Odchylenia mogą wykrywać obszary, w których firma osiąga lepsze wyniki od zamierzonych lub (raczej częściej) nie osiąga założonych celów biznesowych.

Pomiar wydajności: wyznaczanie i monitoring kluczowych wskaźników wydajności (KPI) w celu pomiaru skuteczności różnych procesów w organizacji.

Kontrola kosztów: zarządzanie i kontrolowanie kosztów w celu zapewnienia, że firma działa wydajnie i w ramach budżetu. Może to obejmować identyfikację możliwości oszczędności kosztów i zmianę alokacji zasobów.

Zarządzanie ryzykiem: identyfikacja i zarządzanie ryzykiem finansowym, które może mieć wpływ na wyniki firmy. Obejmuje to ocenę i podejmowanie działań zmniejszające ryzyka związane z warunkami rynkowymi, konkurencją, zmianami regulacyjnymi i innymi czynnikami zewnętrznymi.

Wsparcie decyzyjne: Dostarczanie informacji i analiz finansowych w celu wspierania podejmowania decyzji na poziomie zarządczym, jak i poszczególnych działów. Dział kontrolingu jest często podstawowym źródłem oficjalnych danych dotyczących poszczególnych obszarów w firmie.

Sprawozdawczość finansowa: Sporządzanie regularnych raportów i sprawozdań finansowych dla wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy, takich jak zarząd, akcjonariusze i organy regulacyjne.

Dwoistość kontrolingu

Aby skutecznie realizować szeroko pojęte zadania kontrolingu, należy znaleźć złoty środek pomiędzy rygorami finansowymi, a podejściem biznesowym. O co w tym dokładnie chodzi?

Otóż, gdyby spojrzeć surowym, finansowym okiem na każdy nowy pomysł biznesowy lub planowaną inwestycję, oparte na mniej lub bardziej dokładnych szacunkach, wtedy większość z nich wylądowałaby w koszu. W jednym przypadku za sprawą zbyt optymistycznych założeń, innym razem można byłoby się przyczepić do pominięcia niektórych kategorii kosztów, czy do zbyt długiego horyzontu czasowego zwrotu z inwestycji.

Ale jak wiadomo, tak nie da się robić biznesu. Z drugiej strony zbyt luźne podejście do przedkładanych business case-ów też się dobrze nie kończy. Praktyka pokazuje, że pomysły powstające w poszczególnych obszarach biznesowych, bywają często oderwane od rzeczywistości. Autorzy nowych inicjatyw nierzadko nie liczą się z kosztami lub też za wszelką cenę chcą „przepchnąć” projekt. A dopiero potem zastanawiać się nad jego racjonalnością. I tutaj pojawia się także rola kontrolingu, aby wypracować wspólnie najbardziej zbliżoną do rzeczywistości wersję.

Zasady w kontrolingu

Bardzo łatwo jest stworzyć dziesiątki raportów, tabel, dashboardów z KPI, itd. Równie łatwo wpaść w tryb cyklicznej aktualizacji tych zestawień. I temu poświęcić cały dostępny czas. bez większej refleksji nad ich przydatnością. Tylko, jak to ktoś ładnie powiedział, nie wszystko co da się mierzyć, warto mierzyć. Czy jakoś tak…

Obszar kontrolingu na przestrzeni lat wypracował parę zasad, które ukierunkowują pracę i pozwalają lepiej realizować jego cele. A tym samym pozwalają na lepsze kontrolowanie wydawanych oraz zarabianych przez firmę pieniędzy.

Oto moim zdaniem najbardziej praktyczne zasady stosowane w kontrolingu:  

• Koncentracja na wyznaczonych celach przedsiębiorstwa. Oddzielanie kluczowych wartości i wskaźników od drugorzędnych tematów.
• Perspektywa długoterminowa w tworzeniu wartości przedsiębiorstwa. W krótkim terminie wiele KPI można mocno „podkręcić” i ogłosić sukces. Ale niekoniecznie może mieć to pozytywne przełożenie w dłuższym okresie.
• Skoncentrowanie na efektywności operacyjnej. Kontroling powinien identyfikować obszary, w których można zwiększyć wydajność i oszczędności.
• Analizując dane należy równolegle patrzeć na stan obecny, jak i w przyszłość. Dane historyczne to tylko jedna perspektywa. Monitoring KPI w czasie rzeczywistym w połączeniu z modelowaniem i predykcją lepiej pomaga kontrolować koszty i ryzyko.
• Firma to nie tylko koszty i finanse. Firma działa na rynku. A rynek to klienci, konkurencja, szanse i ryzyka. Satysfakcja klientów, wskaźnik odejść oraz udziały rynkowe to równie ważne metryki jak EBITDA czy wartość zapasów. A ważnych wskaźników niefinansowych jest całe mnóstwo. Procesy są budowane i usprawniane pod dostarczanie wartości dla klienta, polepszanie jakości produktów czy usług oraz dostosowywanie do oczekiwań rynkowych.
• Narzędzia budowane przez kontroling powinny służyć zrozumieniu, a potem decyzjom. Dlatego istotne jest głębokie zrozumienie biznesu, w którym się pracuje. Nie wystarczy jedynie analizować liczby; ważne jest również zrozumienie kontekstu biznesowego, celów strategicznych oraz mechanizmów działania organizacji. Im lepiej pracownik kontrolingu rozumie biznes, tym bardziej skutecznie będzie w stawianiu analiz i dostarczaniu wartościowych informacji dla zarządzania.
• Komunikacja to podstawa. Umiejętność wytłumaczenia kwestii finansowych i zależności biznesowych w sposób zrozumiały dla różnych grup odbiorców, zarówno dla osób z obszaru finansów, jak i dla tych spoza tej dziedziny, jest kluczowe w codziennej pracy.