X

Zarządzanie projektem – ujęcie praktyczne

Dziesiątki tysięcy osób w Polsce kończy rocznie szkolenia z Prince’a, PMBOK, Agile lub inne podobne kursy. Zarządzanie projektami to bardzo modny temat do nauki, a przy tym spory biznes dla firm certyfikujących. Wystarczy wyłożyć od dwóch do czterech tys. zł, odbyć trzy dni szkoleń, egzamin, i papier potwierdzający umiejętności na poziomie Foundation może być twój.

Zdawalność tych egzaminów sięga nawet 95%, zatem tylko osoby, które za ostro zabalowały poprzedniego dnia nie są w stanie ich zdać. Kolejne poziomy certyfikacji wymagają już większego wysiłku, ale są także w zasięgu, tak samo jak studia podyplomowe z tego obszaru

Z przydatnością takich szkoleń bywa różnie. Z doświadczenia wiem, że kierownik projektu może mieć obklejoną całą ścianę certyfikatami z kolejnych metodyk oraz strzelać terminologią projektową jak karabin maszynowy, ale sam projekt jest w stanie zawalić. Z drugiej strony osoby, które nie przeszły żadnych specjalnych kursów potrafią bez problemu realizować z sukcesem nawet najtrudniejsze i najbardziej złożone zadania.

Metodyki zarządzania projektami – czyli właściwie co?

Czym są zatem te dziwnie brzmiące nazwy metodyk zarządzaniu projektami? Na pewno nie są to instrukcje, których przestrzeganie zapewni powodzenie każdemu projektowi. Nie są to też jakieś tajemne księgi wiedzy, nieznane zwykłemu śmiertelnikowi.

Metodyki zarządzania projektami to po prostu zebrane w jedną całość: najlepsze praktyki działania, sposoby przewidywania i podchodzenia do pewnych zdarzeń, a także wskazówki, jak postępować w określonych przypadkach. Jest to zatem wiedza, którą można zdobyć samodzielnie, w praktyce zawodowej, lub można się jej wyuczyć.

Prince, PMBOK, itp., to przede wszystkim produkty handlowe, zgrabnie i przystępnie opracowane zasady prowadzenia projektów, które zostały spisane, opakowane w brand  i wystawione na sprzedaż. Każda z metodyk wychodzi z nieco innych założeń, inaczej dzieli cały projekt na etapy, a także jest dostosowana do odmiennego typu działań. Ale w gruncie rzeczy są one wszystkie do siebie bardzo zbliżone. I na pewno nie jest tak, że któraś z nich jest lepsza od drugiej – wszystko zależy od sytuacji…

W teorii nie ma różnicy między teorią a praktyką, w praktyce jest…

Pomiędzy teorią, a praktyką zazwyczaj istnieje przepaść. Tak też jest podczas zarządzania projektami. Jeżeli ktoś nie jest w stanie elastycznie reagować na pojawiające się zmiany i zagrożenia, w sposób daleko wykraczający poza treści zamieszczone w podręcznikach, wtedy trudno mu wróżyć powodzenie na stanowisku kierownika projektu.

Ortodoksyjne trzymanie się wytycznych tylko jednej metodyki, bez odpowiedniego przystosowania jej do uwarunkowań przedsiębiorstwa, nie przynosi najlepszych rezultatów. Tak samo mało skuteczne jest zbyt swobodne posługiwanie się metodykami, które w końcu narzucają pewien rygor sposobu pracy.

Zdrowy rozsądek. Ten dziwny i niezdefiniowany do końca twór ma niebanalne znaczenie we wszystkich projektach. Niestety rozsądek każdy ma swój, a w dodatku z jego zdrowiem bywa różnie. Dwie osoby postawione w tej samej sytuacji, wobec identycznego problemu, mogą zareagować w zupełnie odmienny sposób.

Nikt jeszcze nie zdobył patentu na przewidywanie przyszłości, zatem przychodzi nam żyć w niepewności (wyszło z rymem, głupim, ale niech zostanie). Metodyki zarządzanie projektami to pewne wytyczne, co do tego, jak radzić sobie z przyszłymi zadaniami i potencjalnymi problemami. Dzięki opanowaniu odpowiednich technik i nawyków, każdy jest w stanie wpłynąć na skuteczność z jaką realizuje postawione cele. Umiejętność zarządzania projektami jest więc wiedzą bardzo praktyczną i przydatną. Spróbuję ją opisać w skróconej formie, tak aby pokazać jej główną myśl.

Czym jest projekt, a czym jest zarządzanie projektem?

Nie wszystko co jest nazywane potocznie projektem, jest nim w rzeczywistości. Projekt to przedsięwzięcie złożone, wymagające dedykowanego zespołu ludzi, obarczone ryzykiem biznesowym lub technicznym, niepowtarzalne, ograniczone przez czas i budżet, i tak dalej, itd.

Podchodząc modelowo do projektu można wyróżnić trzy główne jego atrybuty:

  • koszt projektu,
  • zakres projektu,
  • czas trwania projektu.

Czas koszt zakres przy zarządzaniu projektem

Zarządzanie projektem to w najprostszym ujęciu manewrowanie tymi parametrami tak, aby osiągnąć założone cele. Ten model należy rozumieć w ten sposób – zwiększenie zakresu powoduje zwiększenie kosztów i/lub czasu; natomiast chcąc przyspieszyć projekt niezbędne jest zwiększenie kosztów i/lub zmniejszenie zakresu, itd. Mówiąc inaczej, zarządzanie projektami polega na wykorzystaniu wiedzy z różnych obszarów, odpowiednich narządzi i technik,  do dostarczenia zdefiniowanego wyniku prac (zakresu) w wyznaczonym czasie i przy założonym budżecie. Tyle teorii.

Jakbym miał wybrać jedną rzecz, która najlepiej wyróżnia projekt i pracę projektową, to z pewnością byłaby to idea, zgodnie z którą każdy projekt wymaga nieustannego dokonywania oceny pod względem celowości jego dalszej realizacji. W momencie, gdy jego prowadzenie przestaje być uzasadnione biznesowo, musi on zostać zatrzymywany i przeanalizowany od początku. Niestety w praktyce częściej maluje się trawę na zielono i brnie w koszty, niż akceptuje pewien poziom strat i zamyka projekt, który stracił rację bytu.

FAZY I ETAPY ZARZĄDZANIA PROJEKTEM

Ktoś, kiedyś doszedł do wniosku, że większość projektów można realizować według powtarzalnego schematu (cyklu życia projektu) obejmującego podobne fazy i etapy. I oo był trafny wniosek, ale jak można było oczekiwać, nie osiągnięto konsensusu, co do jednej, uniwersalnej i słusznej, optymalnej ścieżki pracy projektowej. Każda metodyka zarządzania projektami ma swój podział oraz własne nazewnictwo dla poszczególnych etapów, działań w ramach nich wykonywanych, i ich rezultatów (tzw. produktów).

Na cele tego opracowania, cały proces zarządzania projektem podzieliłem na 3 główne fazy – zwane: przygotowawczą, wykonawczą, zamknięcia.

1. Faza przygotowawcza

Faza przygotowawcza projektu ma charakter koncepcyjny i organizacyjny, planowane są w ramach niej przyszłe prace oraz podejmowane są działania, które umożliwią późniejszą sprawną realizację fazy wykonawczej. Z poziomu fazy przygotowawczej można wyróżnić dwa etapy: inicjowanie projektu oraz definiowanie projektu.

INICJOWANIE PROJEKTU obejmuje cały okres od pierwszych analiz (kiedy nawet nie wiadomo, że powstanie jakiś projekt) po wstępne określenie celu i zakresu nowego projektu. Część projektów rodzi się z przypadku, a część w wyniku analiz potrzeb przedsiębiorstwa, które to potrzeby mogą wynikać z zaobserwowanych wewnątrz firmy obszarów nieefektywności, lub też z analiz rynkowych, które wskazują kierunki rozwoju, dzięki którym możliwe jest osiągnięcie przewagi konkurencyjnej.

Po pojawieniu się pomysłów przystępuje się do ich precyzowania – wstępne spisuje się zakres projektu, w przybliżeniu określa się niezbędne nakłady i czas, a wszystko to wzbogaca się o argumenty uzasadniające rozpoczęcie projektu (tzw. uzasadnienie biznesowe). Bo jak wiadomo, co innego jest wpaść na pomysł, a co innego potrafić go sprzedać w organizacji. Bez umiejętności przekonania do swoich propozycji (sprzedawanie korzyści, ewentualnie prezentowanie negatywnych skutków zaniechania prac), trudno jest kogokolwiek zachęcić do jakiegokolwiek wysiłku.

Na końcu tego etapu następuje przyjęcie lub odrzucenie zgłoszonej inicjatywy. W wielu przypadkach zdarza się też, że pomysł na projekt wraca do jego autora celem uszczegółowienia niektórych punktów, lub też z zadaniem opracowania go od początku, ale przy innych założeniach.

DEFINIOWANIE PROJEKTU – na tym etapie uszczegóławia się wymagania i zakres projektu, a także spisuje się dokładnie cele całego przedsięwzięcia. Elementem towarzyszącym tym pracom jest powstawanie rozlicznych analiz, w tym m.in.: oceny ryzyka, analizy kosztów i korzyści, analizy konkurencji, tworzy się alternatywne scenariusze rozwiązań, specyfikacje wymagań.

Oczywiście zakres i dokładność powstających opracowań są uzależnione od czasu, który został przewidziany na ten etap. Projekt można byłoby definiować w nieskończoność, a i tak wiele jego elementów ciągle pozostawałoby nieokreślonych. Nie wszystko da się przewidzieć i zaplanować, dlatego niektóre elementy muszą zostać odłożone do sprecyzowania już na poziomie wykonawczym (ale, co do zasady, powinno być ich jak najmniej).

Celem jest, aby na tym etapie projektu powstał dokument, który w dość szczegółowy sposób opisuje zakres prac i przewiduje ich koszty. Pod tym dokumentem podpisuje się ostatecznie kierownik projektu, i to on później tłumaczy się z „odchyleń” przed sponsorem.

Podczas definiowania projektu rozpoczyna się proces analizy ryzyka, który odgrywa strategiczna rolę i trwa przez cały okres trwania projektu. A czym jest ryzyko? Ujmując to najkrócej, ryzyko to niebezpieczeństwo wystąpienia zdarzeń, które mogą doprowadzić do nieosiągnięcia zamierzonego celu projektu.

Na łączne ryzyko projektu mogą składać się elementy: rynkowe (np. wzrost cen), organizacyjne (kłótnie, niezrozumiałe zachowania członków zespołu), kadrowe (odejścia lub niemożność znalezienia osób o odpowiednich kompetencjach), techniczne (awarie, przestoje, nieoczekiwane trudności z implementacją), finansowe (ograniczenie budżetu projektu), itd. Na poziomie definiowania projektu ma miejsce identyfikacja i szacowanie ryzyka, później, tj. podczas fazy wykonawczej, pracuje się już nad ograniczeniem efektów niepożądanych. Nie da się zapanować nad wszystkimi zagrożeniami. Ale wybiegając myślami w przód i podejmując odpowiednie kroki można zminimalizować negatywne efekty ich wystąpienia.

W trakcie definiowania projektu od prac koncepcyjnych przechodzi się stopniowo do konkretów – powoływany jest kierownik projektu, wyznaczany sponsor, interesariusze, organizowany zespół projektowy, tworzony jest plan prac (harmonogram projektu – pod tym linkiem znajdziesz listę najczęstszych błędów podczas tworzenia planu prac, a także przykład harmonogramu w excelu), podział zadań oraz planowane jest zapotrzebowanie na poszczególne zasoby wymagane w ramach projektu (te ludzkie, te materiałowe, te finansowe). Określa się również:

  • krytyczne elementy projektu, których realizacja ma decydujące znaczenie dla osiągniecia celów projektu (tych jakościowych, tych czasowych, tych kosztowych) oraz
  • kamienie milowe, czyli najważniejsze zdarzenia kontrolne wieńczące pewien etap prac.

W tym etapie wyszukuje się też potencjalnych dostawców oraz ustala się z nimi warunki współpracy, tak, aby w momencie podjęcia decyzji o realizacji projektu móc jak najszybciej podpisać umowę i przystąpić do prac.

Przed przejściem do następnej fazy wszystkie podjęte ustalenia wymagają zatwierdzenia na odpowiednim szczeblu – co nie rzadko zajmuje tyle samo czasu, co wszystkie wcześniejsze czynności. Definiowanie projektu kończy się decyzją o przejściu, lub nie, do fazy wykonawczej. Zdarzają się też firmy, gdzie większość  koncepcji projektów trafia do szuflady i ginie na wiele miesięcy; lub na zawsze, z nie do końca wiadomych powodów.

W momencie końcowej akceptacji dokumentacji projektowej – kierownik projektu powinien znać dokładnie cele, które zostały przed nim postawione. Generalnie to w jego interesie jest, żeby sprecyzować wszystkie zapisy w taki sposób, aby podczas późniejszego rozliczania projektu nie było żadnych nieporozumień.

Rezultat projektu powinien być mierzalny, przypisane powinny być do niego wartości, które określą, czy jest on na pewno tym, co zostało pierwotnie założone. Przykładowo dla projektu wdrożenia aplikacji „X” w przedsiębiorstwie takim miernikiem może być – liczba awarii lub błędów zgłoszonych w ciągu pierwszego miesiąca, ilość przeszkolonych z obsługi osób, stopień wykonania założonej wcześniej listy kontrolnej.

2. Faza wykonawcza

Faza wykonawcza projektu polega na realizacji kolejnych punktów z opracowanego wcześniej harmonogramu prac. Od tego momentu zaczynają się tak naprawdę prawdziwe problemy. Koncepcja prowadzenia projektów narodziła się z tego, że w praktyce mało rzeczy jest realizowanych zgodnie z wcześniejszymi planami. Przeróżne czynniki, które pojawiają się nie wiadomo skąd, powodują, że prowadzenie prac zgodnie z harmonogramem wymaga nie lada wysiłku, lub też wszystkie początkowe założenia trzeba często korygować.

Stąd też w fazie wykonawczej istotą zarządzania projektem jest realizowanie cyklicznych działań kontrolno-koordynacyjnych. Zadaniem kierownik projektu jest planowanie i kontrolowanie zadań, a przy tym dbanie o to, aby prace przebiegały efektywnie. W przypadku złożonych projektów, przy których pracuje kilka lub kilkanaście zespołów, umiejętność skutecznego koordynowania prac nabiera niebagatelnego znaczenia. Zazwyczaj tylko kierownik projektu dysponuje pełną i aktualną wiedzą odnośnie tego, „co”, „kto” i „kiedy” ma zrobić. Jedne terminy ograniczają drugie, czasami można sobie  pozwolić na pewną elastyczność czasową, a czasami nie. Często zdarza się tak, że konkretne zasoby ludzkie są przypisane wyłącznie do pewnej daty. W momencie, gdy nie będą mogły “one” zacząć pracy, przykładowo na skutek nieotrzymania rezultatu prac innego zespołu, wtedy kolejny moment dostępności tych „zasobów” może odwlec się w czasie. I opóźnienie projektu gotowe.

Bieżącej kontroli przez kierownika projektu musi podlegać niemal wszystko, w tym m.in.:

  • terminowość,
  • wykorzystanie zasobów,
  • jakość realizacji (stopień odstępstwa od norm, zdefiniowanych parametrów),
  • koszty,
  • zidentyfikowane ryzyka.

Tylko śledząc wszystkie parametry projektu, można  szybko wykryć odchylenia i podjąć działania korygujące, zanim staną się one poważnym zagrożeniem dla projektu. Na prace czysto projektowe nakładają się również obowiązki raportowe. W zależności od przyjętej metodyki, dokumentacji projektowej może być więcej (Prince) lub mniej (metodyki Agile).

Oprócz umiejętności twardych, na tym etapie dochodzą do głosu także tzw. miękkie kompetencje kierownika projektu, tj.: łatwość komunikacji, skuteczne motywowanie, rozwiązywania problemów w zespole. Tym zagadnieniom zarządzania projektem poświęcone są oddzielne książki.

Faza wykonawcza kończy się zwykle testami akceptacyjnymi, które poprzedzają odbiór projektu.

3.Faza zamknięcia

Zamknięcie to ostatnia faza projektu – w jej trakcie następuje odbiór projektu przez sponsora (zamawiającego). Kierownik rozlicza projekt i przygotowuje odpowiednie sprawozdania, np.: zestawienie rzeczywistych kosztów vs budżet, protokoły odbioru prac (w tym zdarza się, że są to „warunkowe odbiory” uzależnione od spełnienia przez dostawcę lub dostarczony produkt określonych wymagań).

W tym etapie kończy się też pewne działania rozpoczęte wcześniej, a które nie obarczone są już ryzykiem, jak na przykład realizacja szkoleń użytkowników, lub też przygotowanie instrukcji, objaśnień, końcowej dokumentacji technicznej wdrożonych rozwiązań. Zdarza się, że przed podjęciem decyzji o zakończeniu projektu wymagane jest przez Biuro projektów opracowanie raportu z jego realizacji. Później następuje już tylko etap świętowania.

 

11 komentarzy do “Zarządzanie projektem – ujęcie praktyczne”

  1. Warto dodać o nowoczesnych technologiach, które obecnie spełniają dużą rolę w zarządzaniu projektami. Są to narzędzie takie jak http://pmcompass.pl, które usprawniają pracę całego zespołu oraz przyczyniają się do szybkiego zakończenia prac.

    Odpowiedz
    • Zgodzę się, że odpowiednie narzędzia mogą ułatwić pracę. Ale ze względu na to, że sam artykuł mówił o aspektach praktycznych prowadzenia projektu, nie można zapomnieć o tym, że wraz z postępem projektu coraz mniej osobom chce się aktualizować cokowlwiek. O ile na samym początku projektu, zdarza się, że wiele osób się wręcz prześciga w proponowaniu aplikacji, która ma być podstawą pracy zespołu projektowego, to później pojawiają się duże problemy, aby na tych samych osobach wyegzekwować nawet “odhaczenie” wykonania zadania w używanym programie. Narzędzia to jedno, a umiejętność ich wykorzystywania w pracy grupowej to drugie.

      Odpowiedz
    • Jarek masz rację – dobre oprogramowania teraz mogą zrobic więcej niż nam się wydaje. My w firmoie odkrylismy https://www.xtrf.eu i tak już od dwóch lat zostało, że nie możemy się obejść bez naszego e-organizatora.

      Odpowiedz
  2. Etap świętowania jest jak dla mnie najlepszy! :D Wiadomo teoria, teorią a w praktyce różnie bywa niestety. Nie kiedy do etapu świętowania nie dochodzi. :c

    Odpowiedz

Dodaj komentarz


Kurs z Excela - samouczek HIT!

⇒ 500 przykładów funkcji ⇒ zadania z rozwiązaniami ⇒ triki i wskazówki

SPRAWDŹ 

i pobierz fragment za darmo