Przykład kwestionariusza badania w Excelu – jak szybko zebrać dane z różnych plików w jedną tabelę

Zbieranie informacji o większości rynków B2B jest niezmiernie trudne. W wielu branżach przeprowadzenie analizy konkurencji lub potencjalnego popytu napotyka na szereg przeszkód. A największą przeszkodę jest zazwyczaj brak danych.

Na rynkach konsumenckich (B2C) o wiele łatwiej jest zrealizować badanie – dotrzeć do respondentów, wykorzystać różnorodne techniki badawcze, zweryfikować wyniki z danymi publicznie dostępnymi, itd. Aby przeprowadzić analogiczne badanie na rynku B2B niezbędne jest pogodzenie się z faktem, że próba badawcza będzie o wiele mniejsza, a sam proces zbierania odpowiedzi może zająć dużo więcej czasu.

Ale trzeba sobie jakoś radzić. Kto pracował trochę na tym rynku ten wie, jak wygląda sprzedaż B2B – generalnie nie jest łatwo, a o sukcesach tam osiąganych decyduje często umiejętność zebrania kluczowych informacji.

Szczególnym przypadkiem jest sytuacja, w której chcemy zebrać informacje od kadry zarządzającej lub ekspertów pracujących w firmach o określonym profilu działalności. Natomiast jeszcze trudniejsza jest sytuacja, kiedy przedmiotem badania są zagadnienia specjalistyczne. Wtedy do przeprowadzenia ankiety nie wystarczy pierwsza osoba z brzegu. Rozwiązaniem dla takiej sytuacji, który moim zdaniem najlepiej się sprawdza, jest zlecenie przeprowadzenia krótkiej ankiety samym handlowcom.

Mają oni w końcu wyrobione relacje z klientami oraz niezbędną wiedzę, aby poradzić sobie nawet z bardzo specjalistyczna tematyką. Należy im tylko dostarczyć odpowiednie narzędzie, za pomocą którego będą mogli przeprowadzić badanie.

Jednak z drugiej strony, trzeba sobie powiedzieć jasno – nie są oni za bardzo chętni do takich prac. Dlatego jeżeli już zapada decyzja o przeprowadzeniu badania – cel jego musi być na tyle znaczący, aby nie było nawet miejsca na jakiekolwiek obiekcje. W innym przypadku wszystkie wyniki można wyrzuci do śmieci.

Sposobów na szybkie i sprawne zrealizowania badania jest przynajmniej kilka. W ostatnim czasie powstało sporo aplikacji, dostępnych online, które umożliwiają bardzo łatwe przygotowanie skryptu badania internatowego i udostępnienie go samym zainteresowanym. Dysponując tak opracowaną ankietą wystarczy tylko przesłać link do badania konkretnej osobie, a po zakończeniu badania przy pomocy paru kliknięć wygenerować raport końcowy.

Drugim sposobem z kolei jest wykorzystanie arkusza Excel to opracowania ankiety. Jest to chyba najszybsza metoda i najbardziej niezawodna w takich sytuacjach. A w dodatku jeszcze najtańsza. Do niniejszego wpisu załączam przykład kwestionariusza badania w excelu.

Przy odrobinie pracy wykonanej podczas planowania i przygotowania ankiety można stworzyć taką wersję, w której jedynymi zadaniami respondenta staje się tylko otworzenie pliku, wyklikanie odpowiedzi, zapisanie ich i odesłanie do nadawcy. Taka ankieta może być też wypełniania przez samego handlowca podczas spotkania lub rozmowy telefonicznej z klientem. Skuteczność tego ostatniego sposobu z oczywistych względów jest najwyższa.

Kliknij, aby pobrać plik Excel: Przykład kwestionariusza badania B2B

Najważniejszą zaletą takiego arkusza jest to, że nie wymaga on już później konieczności kopiowania danych i agregowania wyników. Gdy otrzyma się odpowiedzi od respondentów, wystarczy tylko umieścić wszystkie pliki Excel w jednym folderze, a następnie uruchomić dodatek do Excela, dzięki któremu wyniki ze wszystkich ankiet znajdą się w jednym arkuszu gotowe do opracowania analizy i wizualizacji wyników. Jak to zrobić wyjaśnię zaraz krok po kroku.

Instrukcja do załączonego Excela

• Excel składa się z 2 arkuszy, w pierwszym arkuszu „ankieta” respondent wypełnia kolejne pola, w drugim arkuszu „wyniki” zapisywane są odpowiedzi w formacie tabelarycznym.
• Dla każdego pytania przygotowane są odpowiedzi, które zaznacza się poprzez kliknięcie kwadratowy box’a. Zaznaczenie go powoduje zmianę wartości komórki w kolumnie F oraz zmianą wartości w trzecim wierszu w arkuszu „wyniki” („1” jeżeli dana opcja została zaznaczona, „0” jeśli pozostała pusta).
• W arkuszu „wyniki” każda kolejna kolumna to jedna odpowiedź na dane pytanie. W wierszu pierwszym jest miejsce na skopiowanie pytania, a w wierszu drugim można umieścić odpowiedzi, dzięki temu późniejsza analiza danych przebiega znacznie sprawniej.

Instrukcja utworzenia raportu zbiorczego w 2 minuty na podstawie wypełnionych arkuszy (jako alternatywy można użyć Power Query):

1. Umieść wszystkie wypełnione pliki z ankietami w jednym folderze (1 ankieta to 1 plik, nieistotna jest nazwa pliku z wyjątkiem takim, że nazwy plików nie mogą się powtarzać)
2. Otwórz jedną, dowolną ankietę
3. Uruchom dodatek „RDBMerge.xlam” (2 razy kliknąć). Dodatek ten można pobrać z tej strony
4. Na otwartym wcześniej arkuszu ankiety kliknij w nowy przycisk w zakładce „Dane” (z prawej strony) pod nazwą „RDBMerge Add-in” [1]
   
5. Kliknij w „Browse” i wybierz lokalizację folderu z ankietami [2]
6. Wprowadź „2” przy „Use the sheet index” [3]
7. Wprowadź „B3:DC3” przy „Fixed Range” [4]
8. Kliknij „Merge” [5]
9. Kliknij „Tak”, gdy pojawi się pytanie „Czy ponownie otworzyć plik …”
10. Kliknij „Ok”, gdy pojawi się informacja o „Log sheet”
11. Po tych wszystkich operacjach wyświetli się nowy arkusz z odpowiedziami ze wszystkich ankiet we wskazanym folderze.

Po wygenerowaniu zestawienia zbiorczego można szybko już przystąpić do analizy wyników ankiety. Warto w tym celu zaznajomić się z wpisem „10 funkcji Excela, które warto znać – przydatne triki dla analityków danych„, gdzie znajdziecie kilka przydatnych metod obróbki danych, które mogą okazać się bardzo pomocne w szybkiej agregacji danych, np.: polecenie Suma.Warunków oraz instrukcja przedstawiająca, jak przy pomocy paru kliknięć narysować histogram.

Następnie polecam lekturę poradnika: Analiza wyników ankiety – jak napisać raport z badania – przykłady i szablon excel , dzięki któremu poznacie instrukcję, w jaki sposób opracować wyniki ankiety, a także będziecie mogli pobrać arkusz Excel, a w nim przykłady wykresów wykorzystywanych w raportach badawczych.

Oczywiście odsyłam także do pełnego kursu online Excel w postaci ebooka 'Excel.Nauka na przykładach’.

Budowa kwestionariusza badania – kilka porad

Na zakończenie warto jeszcze wspomnieć o kilku praktycznych wskazówkach, które należy mieć na uwadze podczas budowy kwestionariusza badania. Oto one:

• im krótszy kwestionariusz badania tym lepiej (10-15 pytań to maksimum dla ankiet robionych w excelu);
• należy zachować porządek pytań, od bardziej ogólnych do szczegółowych, a na koniec zostawić metryczki;
• niezmiernie ważne jest wytłumaczenie „użytkownikom”, w jaki sposób ma być wypełniany formularz (np. przy każdym pytaniu należy wskazać ilość możliwych odpowiedzi);
• pytania warunkowe (tj. zadawane w zależności od odpowiedzi na inne pytanie) powodują więcej problemów niż pożytku – należy je stosować w ostateczności; ankietę powinno się wypełniać płynnie bez zastanawiania się na tym, które pytanie jest następne;
• pytanie otwarte nie sprawdzają się, a miejsca na odpowiedź zwykle pozostaje puste;
• kwestionariusz powinien koncentrować się na jednym temacie, powinny być jasno sprecyzowane cele badawcze oraz dostosowane do nich pytania; wychodzenie z założenia, że „zdarza się okazja to zapytajmy o to … i jeszcze o to …” jest błędne;
• respondent powinien być poinformowany o celu badania oraz odpowiednio zmotywowany – należy go przekonać, jak bardzo ważne są jego odpowiedzi;
• odpowiedzi powinny być łatwe do wyklinania, co oznacza, że powinny być krótkie i czytelne, a przy tym ich ilość wyczerpywała wszystkie możliwości;
• wygląd kwestionariusza ma znaczenie, jeżeli respondent zauważy, że ktoś się nie przyłożył do przygotowania ankiety, wtedy on sam nie będzie miał zbytniej motywacji do rzetelnego odpowiedzenia na zadane pytania.