Jak promować webinar?

Webinary są jednym ze sposobów na pozyskiwanie nowych kontaktów, a także na rozwój relacji z obecnymi klientami. Jako narzędzie marketingowe, jest to doskonały przykład tzw. content marketingu i lead nurturingu. Kilka lat temu, gdy nie były one jeszcze tak popularne, a wręcz stanowiły ciekawostkę. Dlatego też zgromadzenie odpowiedniego audytorium nie stanowiło tak dużego problemu.

Obecnie zdarza się, że webinar jest katastrofą organizacyjną. A spowodowane jest to tylko tym, że nie udaje się zebrać odpowiedniej grupy odbiorców. Wielokrotnie byłem uczestnikiem webinarów, w których brało udział zaledwie kilka osób. Oczywiście można w każdej chwili powiedzieć, że takie seminaria online mogą być skuteczne nawet przy jednym słuchaczu –  ale tylko wtedy, gdy stanie się on klientem.

Z założenia webinary mają charakter masowy. Dziwnie się zatem ogląda profesjonalnie przygotowaną prezentację, jeżeli na liczniku gości widać 5-6 osób, z których część to zapewne pracownicy organizatora. Rozwiązaniem tego problemu może być ukrycie licznika, ale nie o to przecież chodzi. Chcemy przecież rozreklamować nasz webinar, pozyskać jak największą liczbę leadów przy założonym koszcie.

Webinary są jak produkt – trzeba umieć go sprzedawać. Naszym przychodem są tutaj dane kontaktowe oraz promocja naszych usług. Z drugiej strony, na koszty organizacji webinaru składają się głównie koszty promocji, bo sama platforma do transmisji oraz przygotowanie prezentacji nie wiążą się zwykle z większymi wydatkami. Korzyścią (przychodem) dla słuchacza jest wiedza jaką zdobędzie. Kosztem natomiast jest jego czas spędzony przed ekranem oraz ewentualnie czas stracony na unikanie późniejszych kontaktów sprzedażowych ze strony organizatorów.

Jak zachęcić do udziału w webinarium?

1. Punktem wyjścia jest znalezienie chwytliwego tematu webinarium lub ewentualnie wynajęcie znanej osoby, której nazwisko pociągnie promocję. Warto tu pamiętać, że to co jest interesujące dla nas, nie musi być ciekawe dla innych.
2. Promocję należy podzielić na kilka etapów i zaplanować przynajmniej z 3-4 tygodniowym wyprzedzeniem. W zależności od skali zainteresowania i dostępnego budżetu będzie można łatwiej sterować poszczególnymi działaniami.
3. W pierwszej kolejności należy informację o webinarium umieścić na wszystkich stronach WWW związanych z firmą. Oprócz strony firmowej, może to być: blog, linkedin, facebook, goldenline.
4. Ważna jest  forma jego opisu – komunikatu promocyjnego. Oprócz ciekawego tematu i sylwetki prowadzącego, warto pamiętać o pełnym opisie poruszanych w nim zagadnień oraz korzyści, jakie może uzyskać słuchacz z udziału w takiej prezentacji. Dobrze skonstruowany landing page będzie zachęcał do wypełnienia formularza zgłoszeniowego.
5. Jeżeli organizujemy cykl webinarów i chcemy tą informacją podzielić się z szerszym kręgiem osób, wtedy warto postawić na działa nia PR-owe. Punktem wyjścia bedzie opracowanie komunikatu prasowego i opublikowanie go na stosownych portalach.
6. Całą komunikację można wzbogacić o teaser video z zapowiedzią wydarzenia.
7. Kolejnym oczywistym krokiem jest wysłanie newslettera do posiadanej bazy klientów lub też do jednej z baz zakupionych na rynku. Należy pamiętać, że przy zakupie dostajemy dostęp tylko do osób, które wyraziły zainteresowanie naszym webinarem, a nie do całej bazy, do której został wysłany newsletter. Innymi słowy przy małej skuteczności zakupionej bazy, średni koszt pozyskania jednego uczestnika może być nieproporcjonalnie wysoki.
8. Droższą opcją jest realizacja akcji telemarketingowej, gdzie zaproszenie na webinarium będzie punktem wyjścia do dalszych działań sprzedażowych.
9. Przygotowanie odpowiedniego komunikatu dla działu sprzedaży  – w formie łatwiej do „forwardowania”, załączania do wysyłanej korespondencji.
10. Link do strony z rejestracją na webinar może być także dodawany do stopki emaila wysyłanego przez handlowców.
11. Dobrą praktyką jest umieszczanie w formularzu kontaktowym (lub na etapie potwierdzania prawidłowości wprowadzonego adresu email) opcji wysłania zaproszenia na webinarium do kolejnej osoby wskazanej przez zgłaszającego.
12. Kolejne opcje to płatna reklama display na portalach branżowych oraz AdWords.
13. Jedne webinarium można wykorzystać do promocji kolejnego.
14. Samo webinarium może być wzbogacone ciekawym raportem lub badaniem, które będzie przesłane uczestnikom na zakończenie i wzmocni jego atrakcyjność.
15. Często stosowaną metodą promocji są partnerstwa, w ramach których dwie firmy łącznie pracują nad cyklem ciekawych wykładów online lub też firma pozyskuje patronat medialny w jednym z serwisów branżowych.
16. Ze względu na to, że pojęcie „webinaru” nie dla wszystkich jest jasne lub też niektóre osoby mają już z nimi negatywne skojarzenia, wartym rozważenia jest znalezienia własnej nazwy dla takich wydarzeń.
17. Na tydzień przed wydarzeniem warto wysłać przypominajkę do dotychczas zarejestrowanych uczestników dodatkowo zachęcając do udziału w organizowanym wydarzeniu.

Czego nie warto robić, organizując webinarium?

• Konkursy i prezenty za udział – pozyskamy wtedy tylko dużo mało wartościowych słuchaczy.
• Treść webinarium nastawiona w całości na sprzedaż lub odbiegająca od głównego tematu, który był komunikowany.
• Angażowanie przypadkowych prowadzących bez przygotowania lub doświadczenia w takiej formie promocji.
• Przedłużanie pierwotnie założonego czasu na webinarium.
• Nieprzetestowanie poprawności działania platformy do transmisji i linków do niej odsyłających.
• Ograniczenie interaktywności ze słuchaczami.
• Posługiwanie się mało zrozumiałą prezentacją.
• Zapowiadanie webinaru na żywo, podczas gdy w oznaczonej godzinie puszczane jest wcześniej zmontowane nagranie.