Co powinna zawierać oferta handlowa?

Kiedy zamierzasz nawiązać współpracę z nowym kontrahentem, prędzej czy później pojawi się zazwyczaj konieczność wysłania oferty handlowej. Pod tym pojęciem może kryć się wiele rzeczy: zaproszenie do współpracy, katalog ofertowy, cennik, prezentacja.

Jak wygląda oferta handlowa?

Oferta handlowa może przybrać rozmaitą formę. Może to być parę zdań w e-mailu (bo czasem więcej nie potrzeba); może to być plik Excel z wyceną oraz warunkami; oferta handlowa może także przybrać formę kilkustronowego opracowania dodawanego jako załącznik. 

Nie ma zatem jednego, uniwersalnego wzorca takiego dokumentu jak „oferta handlowa„. Jej kształt zależy od wielu czynników, w tym w szczególności od: rodzaju firmy, typu oferowanych przez nią produktów oraz przede wszystkim od odbiorców, do których ten dokument jest adresowany.

Inną formę przybierze oferta kierowana do zupełnie nowych klientów, a inna do tych stałych. Inaczej są ofertowane duże korporacje, gdzie sama oferta nierzadko przechodzi przez klika osób, a inaczej wyglądają propozycje wysyłane do małych firm.

Zdarza się także, że tzw. oferta jest przesyłana od razu w postaci zamówienia do podpisu, aby w ten sposób skrócić dalszy proces zakupowy.

Jak napisać ofertę handlową?

Bardzo przydatnym, podczas tworzenia oferty handlowej, może okazać się wyobrażenia sobie osoby, do której kierujemy taką propozycję współpracy. A następnie zastanowienie się, jakie informacje mogą być najważniejsze z jej punktu widzenia.

Po spisaniu tego, warto wszystkie te informacje uporządkować pod kątem ich ważności. To znaczy, wszystko co najbardziej przykuwające uwagę umieszczamy na początku dokumentu, a to co mniej istotne (ale niezbędne w ofercie), na końcu.

Całość oferty handlowej najlepiej ubrać w klasyczną strukturę budowy tekstu, czyli: początek, rozwinięcie i zakończenie. Przy okazji zachęcam do lektury ciekawego postu opisującego 13 sposobów na to, jak zwiększyć atrakcyjność oferty handlowej, który zawiera sporo wskazówek, dzięki którym można zwiększyć skuteczność sprzedaży.

Z czego powinna się składać oferta handlowa?

Poniżej znajduje się lista możliwych informacji, które bywają umieszczane w ofercie handlowej. Nie ma obowiązku umieszczania ich wszystkich. Bo też nie zawsze jest to potrzebne. Koncentrujemy się na tym, co jest najważniejsze oraz na tym, co może przykuć uwagę.

• Strona pierwsza – tytuł dokumentu oraz nazwa firmy, do której jest kierowana (np. „oferta handlowa dla firmy xyz sp. z o.o.). Na pierwszej stronie możemy zawrzeć także dane, z kim powinien kontaktować się odbiorca dokumentu w przypadku dodatkowych pytań, datę sporządzenia oraz ważności oferty, oraz w stopce dokumentu informacje o głównej siedzibie, NIP, KRS, kapitale zakładowym.
• Spis treści – jeżeli dokument ma kilka części; jeśli całość nie przekracza kilku stron, możną spis treści pominąć.
• Krótko o oferencie – kim jesteśmy, ile lat działamy na rynku, w czym się specjalizujemy, ile mamy pracowników, jakie posiadają oni kompetencje, certyfikaty (ważne szczególnie w przypadku świadczenia usług), itd. Bardziej chodzi tu o wypunktowanie pewnych faktów, niż tworzenie rozległych opisów.
• Hasło, misja, wartości, cele firmy (o ile celem nie jest tylko zwiększanie sprzedaży i zysków, bo wtedy lepiej tego nie pisać ;).
• Portfolio klientów (logotypy), z którymi współpracowaliśmy oraz pisemne referencje z ich strony (lub ich fragmenty).
• Jeżeli przedmiotem oferty są bardziej skomplikowane produkty lub usługi warto zawrzeć w ofercie case studies (studia przypadków) opisujące doświadczenia innych firm z zakupu/ wdrożenia naszych rozwiązań.
• Opis pełnego zakres usług. Nawet jeśli proponujemy tylko jeden produkt, warto także przedstawić całą ofertę pod kątem przyszłej współpracy.
• Główne korzyści. Wypunktowujemy tutaj, co klient zyska nawiązując współpracę z nami, a nie z naszymi konkurentami?
• Gdy oferta jest odpowiedzią na otrzymane zapytanie, wtedy ustosunkowujemy się do każdego wymagania i każdego zadanego tam pytania.
• Cennik, wstępna wycena lub zakres cen dla poszczególnych produktów. Dodajemy też wszystkie informacje dotyczące tego, w oparciu o jakie zasady będzie rozliczana współpraca.
• Informacje o sposobie realizacji zamówień, harmonogram, sposoby płatności.
• Zastrzeżenia prawne (np. własności intelektualne, prawa autorskie, odsprzedaż, itp.), gwarancje.
• Specyfikacje techniczne, zdjęcia i szczegółowe opisy produktów, linki do dodatkowych materiałów na stronie, itp.
• Zachęta do: kontaktu, zadawania pytań, zaproszenie do spotkania / telekonferencji.

O czym warto pamiętać, tworząc ofertę handlową?

Rzadko udaje się za pierwszym razem stworzyć idealną ofertę handlową. Zazwyczaj jest ona stale udoskonalana i modyfikowana. Ale też nie ma co się oszukiwać, w większości przypadków najważniejsze są ceny tam zawarte. Jeżeli nie będą one kompletnie odpowiadać odbiorcy, to żadne inne elementy oferty tego już nie nadrobią.

Ale niezależnie od tego, warto trzymać się paru zasad podczas pisania oferty handlowej, tj.:

• Zachęcaj, nie zniechęcaj.
• Im krócej tym lepiej.
• Ważniejszy jest ogólny design, a nie pojedyncze ozdobniki.
• Zachowaj czujność pracując na jednym szablonie – częsty błąd to oferty z danymi innej firmy, do której była wcześniej ona wysyłana.
• Ciągle rozwijaj i modyfikuj kształt oferty na podstawie informacji zwrotnych od klientów. Testuj różne rozwiązania i układ.
• Jeśli już musisz wysłać pliki powyżej 10 MB to lepiej potwierdź otrzymanie takiego emaila.
• Dodaj do oferty informacje, zachęcające do kontaktu i zadawania pytań, ewentualnie zapowiedź kontaktu z Twojej strony.

Tutaj znajdziecie przykładowe oferty handlowe z kilkunastu branż. Jeżeli poszukujesz praktycznych wskazówek dotyczących składania ofert przetargowych dotyczących zamówień publicznych, to również odsyłam do jednego z wpisów na blogu. W tym przypadku mamy do czynienia z zupełnie inną sytuacją niż przy ofertach komercyjnych. Jednakże zarówno przy składaniu ofert do zamówień publicznych, jak i do zapytań komercyjnych, ważna jest tak samo wiedza, jak i wprawa.