Challengowanie – jak unikać błędów w założeniach i planach biznesowych

Jeżeli ktoś był kiedyś odpowiedzialny za złożony projekt biznesowy, który powstawał od samej koncepcji, ten pewnie spotkał się z sytuacją, kiedy pierwotne założenia lub obliczenia budżetowe okazywały się błędne. Co w rezultacie skutkowało: opóźnieniami, większymi kosztami lub wręcz wstrzymaniem projektu. Sytuacja za każdym razem mało ciekawa dla jego kierownika.

Jak unikać błędów?

Nierzadko winowajcą takiego stanu rzeczy był brak krytycznego podejścia na etapie definiowania projektu. Zabrakło przysłowiowego „zimnego kubła wody” wylanego na rozentuzjazmowany zespół projektowy. Projekt przeszedł całą ścieżkę akceptacyjna bez najmniejszych sprzeciwów, a dopiero potem zaczynały wypływać kolejne błędy leżące w jego założeniach.

Bo jak wiadomo, wraz z postępującym zaangażowaniem w projekt maleje czujność. Wszyscy zaczynają koncertować się tylko na pozytywnej stronie i korzyściach związanych z jego realizacją, zaniedbując ryzyka, które mogą się pojawić. A wiele ewentualnych zagrożeń aż rzuca się w oczy. Wystarczy tylko znaleźć osobę, która bystrym okiem spojrzy na dokumentację bądź plany biznesowe i zada parę trafnych pytań. W ten sposób można byłoby uniknąć wielu błędów.

Challengowanie – czym jest?

Challengowanie (lub też czelendżowanie) to jeden z bardziej popularnych zwrotów w tzw. korposlangu – czyli słownictwie używanym w korporacjach. Jednakże ma on różne znaczenia.

Występują zwykle dwa konteksty, w których się on pojawia. Może bowiem występować w znaczeniu „zmotywowania” kogoś do cięższej lub szybszej pracy. W tym sensie pojęcie challengowania jest powszechnie obśmiewane. Jest tematem wielu internetowych memów, a nawet stało się tytułem pewnego popularnego fanpage’u Korposzczur płakał jak czelendżował. Kto chce się pośmiać to polecam, ale nie o tym znaczeniu będzie tutaj mowa.

Challengowanie to również określenie dla pewnej techniki weryfikacji przyjętych założeń lub planów biznesowych. Polega ona, mówiąc najprościej, na racjonalnym i trafnym podważaniu lub kwestionowaniu czyiś argumentów, znajdowaniu nielogicznych założeń w projekcie. Jest to swego rodzaju gra, której zadaniem jest wytknięcie ewentualnych błędów.

Jak wygląda challengowanie pomysłów?

„Zchallengowanie czegoś” oznacza zatem weryfikację poprawności przyjętych założeń poprzez najczęściej zadawanie pytań ich autorom. Oczywiście z definicji te pytania powinny być jak najbardziej kłopotliwe, aby wykryć luki w rozumowaniu.

Przykłady pytań, które mogą paść podczas takiej krytycznej weryfikacji:

• Jakie będą wymierne korzyści z tego projektu? Ile dokładnie na tym zarobimy?
• Jaki dokładnie minie okres, kiedy będą widoczne efekty? Co planujecie, gdy będą one mniejsze od założonych?
• Jakimi źródłami danych bądź analizami się posiłkowano przy założeniu 15%-owego wzrostu przez 5 najbliższych lat? Jeżeli założymy 10% wzrost to projekt będzie już na minusie.
• Co się stanie, jeżeli firma X, na której oparty jest cały projekt, po paru miesiącach rozwiąże umowę?
• Czy przedyskutowaliście ten aspekt z działem prawnym? Tutaj grożą nam liczne kary.

Parę ważnych zasad

Tytułowe challangowanie powinno być przeprowadzone zanim projekt lub analiza zostaną przedstawione do zatwierdzenia zarządowi. Bo nie ma co ukrywać, ale często spotykaną konsekwencją braku krytycznego spojrzenia na założenia projektowe jest narażenie się na śmieszność w oczach przełożonych i współpracowników. Lepiej dobrze się przygotować na rozmowy z nimi i postarać się o wcześniejsze dobre zweryfikowanie swoich pomysłów.

Dlatego…

• Trzeba być otwartym na konstruktywną krytykę i odmienne poglądy.
• Każdy popełnia błędy. Ale trzeba robić wszystko, aby ich unikać.
• Sami szukamy i prosimy o pomoc osoby, które najlepiej wytkną błędy i wykażą się krytycznym lub analitycznym myśleniem. Bo to leży w naszym interesie. Zazwyczaj staramy się otaczać ludźmi, którzy się z nami zgadzają. Oni niestety okażą się mało pomocni w tej zabawie.
• Jeżeli zostałeś poproszony o krytyczne uwagi, wtedy obowiązuje prosta reguła: empatia dla współpracowników, ale bezwzględność dla pomysłów. Oddzielamy osoby od problemów.
• Jeżeli projekt jest złożony, poszczególne jego części możemy skierować do różnych osób zależnie od ich specjalizacji.
• Kwestionowaniu powinny podlegać kluczowe elementy wpływające na projekt.
• Wszystkie uwagi należy spisać i odnieść się do nich na chłodno po procesie weryfikacji. Nie wszystkie będą uwzględnione. Ale nie można także z góry wszystkich odrzucać.

Challengowanie – recepta na zbyt szybkie działanie z pominięciem … myślenia

Na koniec jeszcze parę dodatkowych słów komentarza. W korporacjach rodzi się setki pomysłów, które nie powinny ujrzeć światła dziennego. Powinny być one zduszone w zarodku. Niestety wiele lat temu firma Microsoft stworzyła program o nazwie PowerPoint. Za pomocą niego nawet największy kretynizm można przedstawić jako przełomowe rozwiązanie. A durny projekt jako strategiczną inicjatywę rozwojową.

Przykład pierwszy z brzegu – marketing. Generalnie każde działanie reklamowe można ubrać w logiczną historię w stylu „celem tego działania jest wzmocnienia wizerunku marki”. Nie ważne: „co”, „za ile”, „jaki tego efekt”. Jeżeli „wzmacnia markę” to przecież jest ok. I tutaj rodzą się naprawdę osobliwe pomysły. Często nie mają one żadnego wpływu na klientów, generują tylko koszty, a dobrze wyglądają tylko na prezentacji. I naprawdę mało osób ma odwagę zwrócić uwagę, że coś jest nie tak. Więcej o tym pisałem tutaj.

Korporacje z natury cierpią na nadmiary zatrudnienia. Występują tam działy i stanowiska, których sens istnienia jest dla wielu osób zagadką. Ale jak już są, to muszą działać – czyli tworzyć pomysły. Z wieloma tymi pomysłami wypadałoby się jednak brutalnie rozprawić zanim wejdą w fazę realizacji. I takim narzędziem do tego może być challengowanie. Bo bardzo łatwo wpaść w wir pracy projektowej, która jest bardzo zajmująca, ale nie przynosi żadnych efektów, takie działanie dla samego działania.