Jak dobrze zarządzać ludźmi – częste błędy menedżerskie

Zacznijmy od pytania. Czy manager powinien być rozliczany tylko z wyników firmy, niezależnie od kosztów i ofiar, jakie za tym stały? Chyba najlepsza odpowiedź na to pytanie brzmi – to zależy. A zależy głównie od punktu widzenia. Bo o ile zarząd i rada nadzorcza mogą wszystko wybaczyć, gdy widzą zrobiony wynik, o tyle pracownik nigdy nie zapomina o: stresie, nieprzespanych nocach, dziwnych rozmowach.

Manager i przełożony to nie to samo

Nie wszystkie jednostki, które stlały się dyrektorami bądź kierownikami, nadają się na managerskie stanowisko. Są dobrzy managerzy, przeciętni, słabi, beznadziejni. Jedni dostali takowy tytuł z racji zasług dla firmy, wypracowanym nadgodzinom, posłuszeństwu, inni z samej lojalności (np. wytrzymał 10 lat, gdy większość osób odchodzi po 3), kolejni dzięki znajomościom lub innym relacjom z odpowiednimi osobami. Oczywiście istnieje grupa wybitnych managerów, którzy swoje stanowisko zawdzięczają idealnemu połączeniu: doświadczenia, wiedzy, cech przywódczych, pasji, innowacyjności, itd. Ale o tych nie będę pisał, bo byłoby to zbyt nudne. Po części zapewne też dlatego, że takich osób po prostu nie ma. No może tylko w bajkach zamieszczanych na łamach biznesowych świerszczyków, takich jak Forbes, HBR, itp. Praktycznie sami tam wizjonerzy i zbawiciele.

Tutaj ważna uwaga, że mówiąc o kierownikach, mam na myśli osoby, które mają pod sobą jakiś zespół, natomiast termin dyrektor rezerwuję dla osób, które zarządzają przynajmniej dwoma różnymi zespołami. Bo jak wiadomo istnieje szereg poważnie brzmiących stanowisk, ze słowem „manager”, „kierownik” lub „dyrektor” w tytule, za którymi nic się nie kryje i nie można nazwać ich managerskimi. Dyrektor, który zarządza pracą mniej niż 8-10 osób też brzmi lekko śmiesznie, ale nie czepiajmy się, są w końcu ludzie, którzy dużo są w stanie zrobić, aby na wizytówce móc napisać „dyrektor” lub co bardziej ostatnio modne „head of …”.

Dobry manager – wymagania

Wróćmy jednak do analizy tych bardziej omylnych. Jak już los postawił przed nimi misję w postaci: „idź i zarządzaj ludźmi”, toteż starają się niej w jakiś sposób sprostać. Jak już wspomniałem, jednym to wychodzi lepiej, innym gorzej. Niestety, gdy ma się „pod sobą” ludzi, niekompetencji nie da się długo ukrywać. Prędzej, czy później wychodzi ona na jaw. Dodatkowo im ktoś stara się sprawiać wrażenie bardziej profesjonalnego, tym szybciej i wyraźniej uwydatniają się jego braki.

Dobry manager jest przede wszystkim sobą – jak głupio by to nie zabrzmiało. Ma pomysł na obszar, którym zarządza; jest w stanie przekonać do niego innych oraz stworzyć i rozwijać zespół, który będzie w stanie te pomysły wdrożyć. Oczywiście muszą też iść za nim wyniki. Bo jest czas na pomysły, czas na wdrożenia i czas ich  rozliczeń.

Dobry manager – czego nie powinien robić

Prześledźmy więc objawy wskazujące na niedoskonałości w umiejętności skutecznego zarządzania zespołem. Niektóre z przytoczonych cytatów i zachowań mogą się wydać śmieszne, ale uwierzcie mi, tacy ludzie istnieją, a w dodatku się z nimi spotkałem.

„To trzeba jeszcze raz skonsultować”. Nieumiejętność podejmowania decyzji. Nigdy nie osiągnie się pełnej wiedzy na temat danego problemu , ale w pewnym momencie trzeba w końcu podjąć decyzję. Niestety szereg managerów nie jest w stanie samodzielnie decydować. W nieskończoność proszą o dodatkowe materiały, analizy, opinie, konsultacje. Inni z kolei starają się wyczuć opinię swoich własnych przełożonych, aby nie podejmować decyzji, które byłyby skrytykowane.

Halo, tu Ziemia, Ziemia wzywa dyrektora. Nie ma nic gorszego niż manager oderwany od rzeczywistości. Jest czas na kreowanie wizji i strategiczne myślenie, ale potem następuje etap wdrażania tych koncepcji w życie. Samymi pomysłami rzucanymi jak z kapelusza nie da się kierować. Umiejętność analitycznego myślenia, pragmatyzm i zdrowy rozsądek, także u managerów, są w cenie.

„Najważniejsze jest …. i kropka” – czyli niechęć do podejmowania nowych działań. Wielu managerów jest wyspecjalizowanych w określonych obszarach: finansach, kontrolingu, komunikacji marketingowej, sprzedaży. I chociaż stali sie ekspertami w swojej dziedzinie, nie są za bardzo zainteresowani rozwojem w pozostałych obszarach. Jeżeli ktoś patrzył na przedsiębiorstwo tylko przez pryzmat tabelek w Excelu, temu trudno zrozumieć rynek oraz niektóre działania marketingowe i sprzedażowe. I na odwrót, gdy ktoś był zajmował się tylko marketingiem, temu trudno spojrzeć na aspekty finansowe. Takie osoby koncentrują się na obszarach, na których się znają, a pozostałe pozostawiają samym sobie.

„Zrób tak, aby było dobrze” – czyli nieprecyzyjne definiowanie oczekiwań. Niektórzy kierownicy całkowicie nieświadomie nie są w stanie wyartykułować swoich oczekiwań, inni natomiast robią to celowo – w końcu jest to jeden z lepszych sposobów na ucieczkę od odpowiedzialności. Daje to możliwość skrytykowania w dowolnej chwili dotychczas podjętych działań, bo przecież „o zupełnie czymś innym myślałem”. Tylko problem w tym, że nikt tych myśli nie był w stanie odgadnąć, a trzeba było działać.

„W przyszłym roku będziemy kontynuować nasze działania zapoczątkowane w latach poprzednich”. Brak wizji działania i pomysłu na rozwój działu lub departamentu. Manager nie jest od tego, aby płynąć z nurtem. Oczekuje się od niego zmian, stawiania celów, a następnie ich realizacji. Ale do tego trzeba mieć charakter, odwagę, wiedzę i parę innych rzeczy.

„No chyba powiedziałem wyraźnie?” – czyli nieumiejętność jasnego formułowania myśli. Ten punkt nawet trudno opisać. Ale nieraz spotkałem się z osobami na wysokich stanowiskach, które mają problemy ze zrozumiałym przekazem. Ich słowa interpretowane są przez różne osoby inaczej, a w końcu okazuje się, że ich autorowi chodziło o coś jeszcze innego.

„Za mało czasu?. Nie zdążysz? Powiedz to prezesowi!” – czyli stres przemawiający przez kierownika. Przed większością managerów stoi duża odpowiedzialność, a presja na nich jest wywierana z wielu stron. Dobrych managerów od złych odróżnia jednak to, w jaki sposób przekładają ten stres na swoich podwładnych. Najgorszym chyba zachowaniem jest sytuacja, gdy to manager dodatkowo potęguje napięcie i przenosi je na swój zespół. Wysoka rotacja pracowników gwarantowana.

„No proszę wytłumacz się przed wszystkimi”. Manager w trakcie sporów międzywydziałowych, poza skrajnymi sytuacjami, powinien zawsze brać stronę swojego podwładnego. Jeżeli jest on atakowany, należy te ataki odpierać, jeżeli ktoś przypisuje mu popełnienie błędu, to znaczy, że nadszedł czas na zmoderowanie dalszej rozmowy. Na krytykę i dzielenie się negatywnymi opiniami jest czas potem, tak samo, jak nawet na zwolnienie. Ale takich rzeczy nie załatwia się przy innych. Manager otwarcie krytykujący własnego pracownika, więcej mówi negatywnego o sobie, niż o nim.

„Ale wczoraj zabalowałem” – czyli manager zbyt koleżeńsko-nieformalny. Jaki stopień relacji na poziomie przełożony-podwładny jest najodpowiedniejszy? Trudno tak na prawdę do końca powiedzieć. To zależy od szeregu rzeczy. Ale na pewno błędem jest przyjmowanie postaw skrajnych. Zarówno bycie kumplem, jak i całkowite zdystansowanie, nie są najlepszym pomysłem. Podobno od przyjaciół więcej się wymaga, ale na gruncie biznesowym ci podwładni „przyjaciele” mogą tego nie zrozumieć.

„Dowiesz się w swoim czasie” – czyli manager jak czarna skrzynka. Co się pod tym pojęciem kryje? Choćby na przykład: brak czasu na rozmowy z pracownikami, nieprzekazywanie informacji zwrotnych, nieśledzenie statusów realizowanych projektów, nieinformowanie o innych działaniach podejmowanych w firmie, a które są ważne z punktu widzenia pracowników. Nie ma zarządzania bez komunikacji, przekazywania informacji, rozmów. Działa to bowiem jak samo napędzający się mechanizm: im więcej wnosisz tym więcej możesz zyskać.

„Powiedziałem, wykonać!”. Posiadanie jedynej racji. Zostanie managerem nie oznacza otrzymania licencji na nieomylność. Kto nie potrafi słuchać, korzystać z wiedzy zespołu i jest nastawiony tylko na forsowanie swoich pomysłów i rozwiązań szacunku nie zdobędzie. A bez szacunku…

„Mam być w kopii każdego emaila wysyłanego poza nasz dział, zrozumiano?” Big brother patrzy. Niemal każdy spotkał się z managerami, którzy zapragnęli decydować niemal o wszystkim, nawet najdrobniejszych kwestiach; cokolwiek się dzieje musi klepnąć to X. czy firmowe długopisy mają być z niebieskim wkładem, czy z czarnym – to pytanie do X. Za bardzo nie wiem, skąd się taka potrzeba doinformowywania bierze. Marnotrawstwo czasu niesamowite, a przy tym takie zachowanie nie wnosi w firmę zupełnie nic. Rola managera jest rozstrzyganie kwestii spornych lub bardziej kosztownych, a nie zajmowanie się każdą drobnostką (lub też „pierdołami” jak mawiają prości ludzie).

„Dziś cały dzień mam spotkania, jutro zresztą też”. Niedelegowanie zadań na podwładnych, osobisty udział we wszystkich projektach i spotkaniach, zespół spędza czas na pogaduszkach przy kawie, a manager bije kolejne rekordy nadgodzin. Czy to tylko kwestia braku zaufania, czy obawa przed konkurencją? Niezależnie od tego – jest to mylne postrzeganie swojej roli jako managera.

„Musimy jako zespół stanowić jedność, tworzyć synergię”. Przyjmowanie pseudo-dyrektorskiego zachowania: wywyższanie się, stawianie siebie w centrum uwagi, nie poświęcanie żadnej ze spraw więcej niż 5 min, nienaturalność w zachowaniu, nieumiejętne (podręcznikowe) używanie technik couchingowych i motywacyjnych. Wiele osób chciało stać się managerem, a stało się przy okazji także śmieszno-żałosnym.

Na koniec jeszcze jedna obserwacja. Każdy w organizacji odgrywa pewną rolę. Te role się zmieniają, analogicznie jak odpowiedzialności i zakres obowiązków. Poszczególne stanowiska wymuszają pewne zachowania i decyzje. Ale to już od poszczególnych osób zależy, jak będą one wyglądały.