Proces wdrożenia produktu – szablon

W wielu przypadkach proces wdrożenia nowego produktu czy ewentualnie: usługi, uruchomienia nowej promocji, itp., jest w całości powtarzalny. Za każdym razem występują te same etapy, odbywają się podobne spotkania, z tymi samymi osobami, w tej samej kolejności.

Ale ta pozorna schematyczność nie jest wcale gwarantem poprawnej realizacji całego procesu – nawet, gdy analogiczne prace realizowaliśmy już kilka razy. Liczba zadań, działań i koniecznych ustaleń na każdym etapie procesu może sięgać dziesiątek. Miejsc, gdzie mogą pojawić się nieprzyjemne niespodzianki jest jeszcze więcej. Zatem w jaki sposób można zminimalizować ryzyko tego, że „coś zostało pominięte”?

Najlepszym z rozwiązań jest przygotowanie dokładnego planu wdrożenia (szablon przykładowego harmonogramu w formacie Excel jest dostępny do pobrania w jednym z wcześniejszych postów).

Jednak harmonogram nie jest jedynym narzędziem, które może nam ułatwić planowanie i śledzenie postępów prac. Znając procesy i procedury obowiązujące w firmie, można pokusić się o opracowanie bardziej uniwersalnego wzorca wdrożenia nowych produktów.

Kliknij, aby pobrać: Proces wdrożenia produktu – szablon (excel)

Przykładem takiego szablonu może być załączony plik. Składa się on z prostej tabeli, w której w kolejnych kolumnach wypisane są najważniejsze etapy procesu wdrożenia produktu. Natomiast w wierszach znajdziemy wszystkie jednostki organizacyjne w firmie, które zaangażowane są w ich wykonanie.

Całość jest uzupełniona o główne „produkty” etapów oraz terminy ich realizacji. Poszczególne nazwy etapów/ działów, jak i ich kolejność, będą odmienne dla każdej firmy. Bardzo istotne jest jednak to, aby liczba poszczególnych etapów nie była zbyt duża. Ułatwi to znacznie czytelność całego schematu – co jest dosyć istotne dla tego narzędzia zarządczego.

W środku tabeli, na przecięciach odpowiednich kolumn i wierszy, jest miejsce na zapisanie: podetapów, notatek, dat cząstkowych, itp. Zakończone działania mogą być odznaczone na inny kolor, aby lepiej zobrazować postęp prac. Bardzo praktycznym wydaje się również wyróżnianie zadań, które mają opóźnienie wobec pierwotnego planu.

Takie narzędzie, dzięki swojej prostej konstrukcji, jest bardzo łatwe do budowy i aktualizacji. Jedno szybkie spojrzenie pozwala na zorientowanie się, jaki jest status i jakie są najbliższe działania do realizacji. Jest to jedna z możliwych alternatyw dla klasycznego harmonogramu. Budowa macierzowa pozwala tutaj jednak na większą elastyczność i swobodę modyfikacji.

Na rynku pojawiło się parę aplikacji webowych, które równie dobrze mogą ułatwiać proces zarządzania zadaniami. Mają one dużą przewagę nad zwykłym Excelem. Wymienić tu można – Jira, Trello, Monday. Ale cały czas są osoby, które lubią sobie wszystko samodzielnie rozrysować.

Przeczytaj także: Zarządzanie produktem – jakie błędy są popełniane przy wprowadzaniu nowej oferty handlowej