Myślenie zespołowe czy indywidualne – które lepiej sprawdza się w firmie?

Proces decyzyjny może przebiegać na wiele sposobów. Może być szybki i spontaniczny, jak również długi i poprzedzony licznymi analizami. W samym procesie może brać udział jedna osoba, jak i kilkanaście. Czy ilość osób biorących udział w procesie decyzyjnym ma istotne znaczenie? I czy myślenie grupowe, jest zawsze skuteczniejsze od indywidualnych decyzji? Tutaj od lat pojawiają się sprzeczne opinie.

Kiedy myślenie zespołowe, a kiedy indywidualne

Powszechnie uznaje się, że mniej istotne kwestie lub też sytuacje wymagające szybkiego działania, skłaniają do samodzielnego myślenia i decyzji. I tutaj nie ma nad czym się zastanawiać. Jak również trudno rozpatrywać sytuację, kiedy potencjalne koszty angażowania innych osób, przewyższają możliwe do osiągnięcia korzyści.

Lecz zastanówmy się teraz nad sytuacjami, gdy nie ma presji czasowej oraz istnieje pełna dowolność, jak podejść do rozwiązania złożonego i trudnego problemu. A samo kryterium kosztów i korzyści również nie narzuca konkretnej metody – czy decyzje podjąć samodzielnie, czy też wesprzeć się myśleniem zespołowym.

W takich sytuacjach zwykle pojawia się pogląd, że myślenie grupowe przewyższa myślenie indywidualne. Oczywiście, każdy może szybko przywołać kilka przykładów, kiedy jedna osoba podjęła świetną decyzję bez pomocy znikąd. Ale równie dobrze można podać analogiczne przykłady takich decyzji, gdzie wystarczyło tylko z kimś skonsultować własne stanowisko, aby uniknąć wielkiej wtopy. Zatem czysto statystycznie przewagę ma myślenie grupowe.

Wykorzystywanie potencjału myślenia grupowego do podejmowania decyzji

Myślenie grupowe nie jest wcale takie łatwe. I to z różnych przyczyn.

Nie wszyscy czują się dobrze prosząc innych o pomoc, nawet na gruncie zawodowym. Inni z kolei wierzą tylko swojej intuicji oraz nieomylności. Wiele osób wręcz unika angażowania innych lub tylko pozoruje konsultacje, gdyż sama decyzja została już dawno samodzielnie podjęta.

Trudno się nawet temu dziwić. Wbrew pozorom istnieje szereg decyzji podejmowanych w firmach, których efektów nie można do końca zweryfikować. A poprawność podejmowania decyzji przez poszczególne osoby, można zbadać dopiero w momencie zmiany koniunktury na rynku. Tutaj wiele zależy od charakteru osoby, stylu zarządzania i jej podejścia do rozwiazywania problemów.

Decyzje w firmach podejmowane są w oparciu o różne kryteria. Można bazować na m.in.:

• wyczuciu (instynkt, intuicja w biznesie);
• indywidualnych doświadczeniach z przeszłości;
• kopiowaniu rozwiązań innych;
• danych, raportach, analizach;
• sugestiach autorytetów;
• szerokich konsultacjach;
• czystym przypadku.

Decyzje mogą być podejmowane i ogłaszane, można tylko sugerować decyzję i zachęcać do dyskusji lub zgłaszania uwag; można również zarysowywać sytuację i oczekiwać rekomendacji lub wypracowania wspólnego stanowiska. Opcji jest kilka.

Żadne z powyższych pojedynczo, czy tez łącznie nie gwarantują powodzenia. Ale wiadomo też, że jedne „podejścia” do podejmowania decyzji obarczone są większym ryzykiem, a inne mniejszym.  

Możliwość skonfrontowania swojej opinii z doświadczoną osobą lub osobami w danej dziedzinie skutecznie zmniejsza prawdopodobieństwo pomyłki. Jednak, aby uzyskać pomoc w trafnej ocenie sytuacji, nie wystarczy tylko zaprosić parę osób na konsultację.

Efektywna praca zespołowa

W literaturze szeroko opisywany jest tzw. syndrom grupowego myślenia. Kiedy to sugestie pojedynczych osób, mniej lub bardziej jawne naciski czy też kwestie społeczno-behawioralne, niszczą potencjał intelektualny związany z myśleniem grupowym.

W firmach promowana jest praca zespołowa. Jednak sam termin może być rozumiany na wiele sposobów. Samo organizowanie spotkań nie sprawi, że podejmowane tam ustalenia będą poprawne. Liczy się sposób prowadzenia rozmowy, trafność dobrania osób, umiejętność aktywnego słuchania. Jak również przestrzeganie paru praktycznych reguł., np:

• na początku spotkania muszą być wyraźnie sprecyzowane problemy i cele
• liderzy nie wypowiadają się na początku tylko wsłuchują się w opinie innych
• propozycje i rozwiązania warto kwestionować (w myśl zasad myślenia krytycznego) – ale niekoniecznie od razu po ich wypowiedzeniu, tylko po zebraniu wszystkich pomysłów.
• powinna być pozostawiona furtka na podesłanie rozwiązań po samym spotkaniu.

Z drugiej strony ważna jest decyzyjność. Bo nie można także uprawiać „zarządzania przez spotykanie”. W pewnym momencie trzeba podjąć decyzję, a nie organizować kolejne spotkanie.

W zespole jest większe prawdopodobieństwo znalezienia rozwiązania. Rozpatrywanych jest więcej alternatywnych opcji. Istnieją też większe szanse na to, że ktoś wychwyci luki w rozumowaniu, które nie zostały zauważone przez innych. Jednocześnie padają podczas takich spotkań stwierdzenia, pomysły, które mogą być wykorzystane w innych zagadnieniach. Ktoś powie A, inny dopowie B, kolejny połączy z tematem X, itd.

Praca zespołowa w praktyce

Ale też praca grupowa niejednokrotnie wymusza konieczność szukania kompromisów. A tym samym zdarza się, że praca w zespole prowadzi do gorszych decyzji. Bo kompromis nie jest zawsze najlepszym rozwiązaniem. A brak zgodności nie jest w końcu niczym nienaturalnym. Toteż w wielu sytuacjach okazuje się przykładowo, że można przetestować parę opcji, zamiast pracować nad jednym rozwiązaniem.

Tym bardziej, że nie wszystkim uczestnikom zespołów roboczych zależy na współpracy. Praca zespołowa w firmie to spotkanie różnych grup interesów. Co wiąże się też z przeniesieniem pewnych niesnasek z innych obszarów lub projektów. Nie wszystkim jednakowo zależy na wypracowaniu rozwiązania. I o tym należy pamiętać. Część osób zgodzi się na jakiekolwiek zaproponowane rozwiązanie, które po prostu zakończy dyskusje i wyłączy ich z dalszego spotkania. Inni mogą mieć bardziej ukryte cele.

Kluczem pracy grupowej jest wymiana informacji między uczestnikami i poddanie jej racjonalnej ocenie (krytyczne myślenie). A wbrew pozorom jest to trudne na gruncie zawodowym. Oryginalne i nieszablonowe pomysły spotykają się ze sprzeciwem. Niektóre informacje są celowo ukrywane przez uczestników. Wewnętrzna polityka zawsze będzie sprawiała, że nieformalne układy będą skuteczniejsze niż racjonalne argumenty.

Ponadto należy pamiętać o tym, że w grupie odpowiedzialność się rozmywa. O ile na początku nie zostanie jasno określone, kto i za co odpowiada.

Błędne decyzje zapadają niezależnie czy są podejmowane samodzielnie czy w grupie. Nie ma sposobu na nieomylność. Zarówno indywidualnie jak i w grupie można prowadzić bardzo powierzchowne analizy i zadowalać się pierwszym rozwiązaniem, które przyjdzie na myśl.

Myślenie zbiorowe to także cała lista innych zagrożeń. Wśród nich wymienia się m.in.:

• rozmycie odpowiedzialności – im więcej osób w grupie, tym trudniej wskazać osobę odpowiedzialną, szczególnie gdy podjęta zostanie błędna decyzja.
• iluzję niezniszczalności – kiedy to członkowie grupy pomniejszają niebezpieczeństwa i są skłonni do podejmowania ryzyka, którego by się nie podjęli samodzielnie.
• autocenzurę – powstrzymywanie się z dzieleniem się swoimi poglądami, wątpliwościami i uwagami w obawie przed krytyką.
• zbiorową racjonalizację– tendencja do racjonalnego tłumaczenia pojawiających się zagrożeń, które nie są po myśli grupy.
• iluzję zgody – zakładanie, że wszyscy w grupie się zgadzają, milczenie jest zakładane jako zgoda.
• podążanie za utartymi schematami i opiniami – w grupie niejednokrotnie trudniej o śmiałe i nieszablonowe pomysły, które nie wszystkim mogą przypaść do gustu.

Sposób podejmowania decyzji a zaangażowanie pracowników.

Angażowanie innych w proces podejmowania decyzji w firmie ma jednak wiele atutów. Grupowe myślenie niekoniecznie musi prowadzić do wypracowania wspólnego rozwiązania. Czasem wystarczy tylko wymiana myśli oraz informacji. Na podstawie których w dalszym etapie już niezależnie zapadną decyzje.

Konsultacje pomagają przepracować proces myślowy. I w tym często leży ich wartość. Dodatkowo zespół zaangażowany w konsultacje staje się bardziej zaangażowany i czuje się bardziej odpowiedzialny za podejmowane tematy. Ktoś kiedyś ładnie powiedział: „trzeba dawać ludziom szansę”.

Myślenie zespołowe – tego nie da się szybko nauczyć

Różne są style zarządzania. Ale nie wszystkie sprawdzają się w każdej sytuacji. Gdy jest dobra koniunktura na rynku, to każdy pomysł wydaje się dobry – bo sprzedaż i tak rośnie. I w opinii wielu managerów nie potrzeba wówczas szerokich konsultacji. Wtedy indywidualnie podejmowane decyzje nie są kwestionowane, bo wyniki po prostu je bronią.

Ale gdy przychodzą gorsze czasy i cele nie są realizowane, wtedy okazuje się, że rozwiązanie, które funkcjonowały wcześniej, i które rzekomo przyczyniały się do wzrostów sprzedaży, w praktyce w ogóle się nie sprawdzają. A wychwalany dotychczas „jednomyślny lider” nie jest w stanie realizować postawionych celów. I naturalną koleją rzeczy … musi zostać zastąpiony.

Przychodzi jego następca. Ale okazuje się wtedy, że trafia w firmie na ludzi, którzy nie potrafią wykazywać się inicjatywą, bo przez ostatnie lata nikt od nich tego nie wymagał. Nie było dyskusji, były same polecenia. Stworzenie kultury myślenia grupowego może wymagać czasu. Tu jedno zawołanie i parę spotkań zatytułowanych „burza mózgów” nie wystarczą. To dłuższy proces, powiązany z koniecznością przeniesienia większych odpowiedzialności na zespół. Ale w długim okresie opłacalny.

A o tym jak dokładnie podchodzić do trudnych problemów i za pomocą jakich technik pobudzać kreatywność w poszukiwaniu rozwiązań mówię w swoim Kursie Analitycznego Myślenia.