Spotkanie biznesowe – rób to dobrze lub nie zawracaj… Porady i techniki organizacyjne.

Różnego rodzaju spotkania mogą zapełniać nawet większość dnia pracy. Organizowane są one w różnych sprawach i w różnych zespołach. Czasami bywają bardzo owocne, innymi razy stają się prawdziwą męczarnią i przedmiotem późniejszych żartów.

Z własnego doświadczenia zawodowego wiem, że jak przychodzi zaproszenie, to tylko po nazwisku nadawcy jestem już w stanie określić, jak będzie ono przebiegało i czego (nie)mogę się spodziewać. Wiem, na które spotkania warto wziąć komputer, aby przynajmniej bardziej wydajnie spożytkować ten czas. Dlaczego tak się dzieje? Z jednej strony wiele spotkań organizowanych jest bez większego przemyślenia (mówiąc wprost są kompletnie niepotrzebne), z drugiej strony biorą się za to osoby, które nie za bardzo chyba wiedzą, jak przeprowadzać sprawne i efektywne spotkanie.

Zbierzmy zatem parę praktycznych porad dotyczących profesjonalnego organizowania spotkań biznesowych. A zainteresowanych tematyką rozmów handlowych odsyłam przy okazji także do innego wpisu – jak powinna przebiegać dobra rozmowa sprzedażowa.

 1. Przed spotkaniem

Określ cel spotkania, a następnie jego agendę. Poszczególne punkty uszereguj według ważności, tak aby te kluczowe były omówione na samym początku. Dla każdego zagadnienia ustal czas omawiania, aby można było przejść przez nie wszystkie. Może się przy tym okazać, że po spisaniu niektóre z punktów wcale nie muszą być poruszane podczas spotkania, tylko załatwione w inny sposób.

Ustal niezbędnych uczestników spotkania. Jeżeli mają zapadać decyzje i rozstrzygnięcia, należy przypilnować, aby na sali znalazły się osoby decyzyjne. W innym przypadku konkluzją spotkania może okazać się tylko konieczność przekazania tematu „wyżej”. Co równoznaczne jest ze zmarnowanym czasem na przebyte spotkanie.

Wyślij zaproszenie, a w nim opisz pokrótce cel i planowany przebieg spotkania. Przesyłanie skrótowych zaproszeń, na przykład tylko z samym tematem i terminem, to generowanie sobie tylko dodatkowych problemów – np. ktoś nie przyjdzie, bo nie wiedział, czy go dana tematyka dotyczy; innym z kolei może się wydać, że to tylko jakieś wstępne spotkanie, po którym nastąpią kolejne.

Potwierdź obecność kluczowych uczestników. Zdarza się, że spotkanie jest organizowane „pod jedną osobę”, niezależnie od tego, ilu jeszcze uczestników się łącznie zaprosi. Jeżeli nie otrzyma się potwierdzenia obecności od głównego zainteresowanego, wtedy całe spotkanie traci rację bytu.

Zaplanuj przebieg spotkania i sposób pracy. Spisz wszystkie swoje pytania, aby potem uniknąć dziwnego uczucia, że „o coś jeszcze miałem zapytać”. Opracuj narzędzia wspierających przekazywanie i zbieranie informacji, np.:

• przygotuj prezentację;
• rozrysuj robocze diagramy i schematy, które mają być wypełnione (np.: tabela „co, kto, kiedy”);
• zapoznaj się z zasadami tworzenia mapy myśli.

2. Podczas spotkania

Przedstaw uczestników (jeżeli jest podejrzenie, że nie wszyscy się znają). Nie ma nic bardziej niezręcznego podczas spotkania, jak nieznajomość innych obecnych. Gdy zaprasza się gości spoza firmy, wtedy problem w wielu przypadkach rozwiązuje wymiana wizytówek, ale jak wiadomo, wiele osób ze stanowisk operacyjnych takowych nie posiada, a na spotkaniach u klientów pojawia się dość często.

Przypomnij cel i główne punkty spotkania. Opisz co chciałbyś na tym spotkaniu osiągnąć, jaki jest jego kontekst, wyjaśnij dlaczego zostały zaproszone poszczególne osoby. Taki krótki, ale ważny wstęp.

Zadbaj o rzeczowość rozmowy. Dopytuj o liczby, dowody, przykłady – gdy padają same hipotezy i stwierdzenia bez pokrycia. Proś o precyzyjne daty i osoby odpowiedzialne – gdy padają ogólne deklaracje zadań do wykonania.

Na koniec każdego punktu lub na zakończenie spotkania zrób małe podsumowanie. Przedstaw jeszcze raz wnioski i ustalenia, tak aby nie było wątpliwości co do tego, że wszyscy prawidłowo je zrozumieli. Należy liczyć się z tym, że nie wszyscy czytają notatkę ze spotkania (tzw. minutki).

Ustal kolejne kroki działań (tzw. next steps). Spotkanie nie jest celem samym w sobie, tylko narzędziem do realizacji konkretnych zadań. Zwieńczeniem jego są rozstrzygnięcia oraz ustalenia: co, kto, kiedy i gdzie wykona.

Pilnuj porządku. Zachowaj koncentrację. Jeżeli spotkanie zbacza na inne tematy – sprowadź rozmowę na założone tory. Jeżeli ktoś mówi za długo lub się powtarza – przerywaj. Jeżeli ktoś się nie wypowiada – oddaj mu głos i zachęć do zajęcia stanowiska (w innym przypadku po co go zapraszałeś). Jeżeli jakaś sprawa okazuje się zbyt skomplikowana do rozstrzygnięcia na spotkaniu – zakończ dyskusję i ustal kto, co i kiedy zrobi po spotkaniu w tym temacie.

 3. Po spotkaniu

Stwórz i roześlij notatkę ze spotkania. Podziękuj za spotkanie oraz przedstaw główne ustalenia. Ustal termin, do którego można podsyłać ewentualne uwagi.

Dopilnuj realizacji next stepów. Przeprowadzenie spotkania to najłatwiejsza cześć. Trudy zaczynają się w momencie, gdy ustalenia z niego należy wcielić w życie. Ale w końcu za to nam płacą, a nie za pisanie ładnych „minutek” po spotkaniu.

Aneks: garść porad organizacyjnych – ku pamięci i ku przestrodze

• Organizujesz spotkanie, zatem ty za nie w całości odpowiadasz. Prosta zasada, gdyby ktoś miał wątpliwości, co do tego, kogo obowiązkiem jest potwierdzenie obecności uczestników lub przygotowanie notatki.
• Dobre spotkanie to krótkie spotkanie – jeżeli coś da się załatwić w 20 min to nie wrzucaj do kalendarzy godzinnego spotkania.
• Dobre spotkanie to małe spotkanie – jeżeli coś da się załatwić w 3 osoby to nie zapraszaj 10. Od tego jest telefon, aby ustalić kto i przez jaki czas będzie potrzeby na spotkaniu. Jeżeli to schrzanisz, wtedy bardziej odważni zaczną opuszczać salę, a ci mniej odważni lub do końca kulturalni zajmą się swoim telefonem lub laptopem.
• Nie zakładaj, że wszyscy zapoznają się z dodatkowymi plikami załączonymi do przesłanego zaproszenia. Jeżeli przedmiotem spotkania jest omówienie uwag do dokumentu X to zadbaj o to, aby wszystkie komentarze trafiły do ciebie przed spotkaniem. A samo spotkanie przeznacz na rozstrzyganie wątpliwości lub sporów.
• Uważaj przy organizacji spotkań cyklicznych – o ile świetnie sprawdzają się na pewnych etapach projektów, to niestety bardzo mało osób zauważa właściwy moment, aby dany cykl spotkań zakończyć. Czasami potrzeba jeszcze paru nic nie wnoszących spotkań, zanim ktoś odważny dopiero zauważy, że dalsze spotykanie się w danym temacie i zespole nie ma już sensu.
• Nie każdy potrafi się odpowiednio zachować podczas spotkania. Nie rzadko pojawiają się na nim osoby, które za swój cel maja pokazanie, kto tu jest najważniejszy, a przy tym starające się narzucić swoje wyobrażenie o celu i temacie danego spotkania. Jednym rozwiązaniem jest wtedy tylko ścisłe trzymanie się agendy rozesłanej w emailu oraz przedstawionej na początku spotkania. A jeżeli tego nie zrobiłeś no to się już martw sam.