Koszt wdrożenia CRM – cz.1 sprzęt

To zależy. Tak zwykle brzmi odpowiedź na zadane pytanie o koszt wdrożenia systemu klasy CRM. Ale taka informacja rzecz jasna nikomu nie pomaga. Dlatego poniżej spróbuję pokrótce wylistować pozycje składające się na koszt wdrożenia CRM oraz podać ich przybliżone wartości.

W tym zestawieniu będę brał pod uwagę gotowe rozwiązania pod: małe, średnie i duże firmy. Mówiąc ściślej, wymienione poniżej aplikacje mogą być uruchomione dla 5 użytkowników jak i dla 250. Nie będę opisywał tutaj oprogramowania dedykowanego pod korporacje, którego cena wyjściowa liczona jest w setkach tysięcy euro.

W tej części mowa jest o koszcie sprzętu pod system CRM. Dalsza część opisu kosztów wdrożenia apliacji CRM znadjuje się w kolejnym wpisie.

W chmurze, czy on-premise

Koszt systemu CRM to nie tylko sama aplikacja, ale też sprzęt, na którym będzie ona pracować. Wraz z rozwojem SaaS (software as a service) wiele nowoczesnych aplikacji typu CRM dostępna jest w dwóch wersjach:

1. „w chmurze”, tzn. aplikacja jest „stawiana” na serwerach wirtualnych, a ich koszt jest uwzględniony w miesięcznej opłacie abonamentowej;
2. „on-premise”, tzn. pod aplikację kupujemy dedykowane serwery i całą infrastrukturę CRM budujemy wewnątrz firmy.

Wybór jednej z tych opcji to decyzja biznesowa. Korzyści wynikające z rozwiązań „w chmurze” omawiałem już wcześniej. Z moich obliczeń wynika, że koszt jednorazowego zakupu całego systemu w modelu „on-premise” zwraca się zwykle w ciągu 2,5-3 lat. Po tym okresie łączny koszt miesięcznych opłat abonamentowych związanych z korzystaniem z CRM w chmurze, zaczyna przekraczać wartość jednorazowej inwestycji w modelu „on-premise”.

Ale warto tutaj dodać, że korzystając z „chmury” mamy zawsze dostęp do najnowszej wersji oprogramowania. Kupując wersję on-premise dostajemy co najwyżej dostęp do wszystkich aktualizacji przez określony czas, zazwyczaj do 2 lat. Ale także zdarza się, że nie ma w ogóle  takiej opcji i w przypadku chęci przejścia do nowej wersji aplikacji musimy zakupić nowe licencje (ma zwykle zastosowanie rabat dla obecnych klientów).

Koszt infrastruktury pod system klasy CRM w modelu „on-premise”

W specyfikacji technicznej wybranej przez nas aplikacji CRM są zazwyczaj załączone wymagania dotyczące architektury całego rozwiązania, tzn. jakie powinny być zakupione serwery (parametry procesora, RAM, wielkość dysku twardego i jego struktura, itd.), a jakie parametry komputerów użytkowników.

Przy mniejszej liczbie użytkowników systemu (powiedzmy do 50) i gdy liczba wykonywanych dziennie operacji nie jest zbyt duża, cały system można postawić na jednym serwerze. W innych przypadkach zalecany jest zakup dwóch serwerów: jeden pod bazę danych, drugi pod samą aplikację.

Koszt jednego, w miarę przyzwoitego serwera wynosi od 10 do 20 tys. zł netto. Łączny koszt dwóch serwerów (dla bazy danych oraz dla aplikacji), które są w stanie obsłużyć jednoczesną pracę 50 użytkowników to orientacyjnie 20 tys. zł netto.

Same serwery to nie wszystko. Muszą być na nie wgrane systemy operacyjne oraz oprogramowanie bazodanowe. We wspomnianej wcześniej  specyfikacji technicznej dołączona jest zawsze informacja, czy dany system CRM może być postawiona na środowisku typu OpenSource, czy też wymaga wyłącznie środowiska Microsoft (tak jest w przypadku aplikacji MS Dynamics CRM). Różnica w kosztach jest tutaj znacząca. Bazując na Linux/ Unix oraz PostgreSQL można ograniczyć koszty oprogramowania dla serwerów praktycznie do zera. W przypadku konieczności instalacji środowiska Windows musimy zakupić:

• licencje MS Windows Server 2008 na każdy serwer oraz licencje dostępowe dla użytkowników (tzw. Call’e). Istnieje kilka wariantów zakupu tych licencji. Przykładowy rynkowy koszt jednej licencji MS Windows Server 2008, zawierający w sobie już 25 licencji użytkowników to kilkanaście tysięcy zł netto. Zdarza się, że Windows Server jest domyślnie zainstalowany na serwerze i jego cena jest już wliczona w koszt sprzętu.
• MS SQL Server 2008 – licencja na jeden fizyczny procesor w serwerze, bez ograniczenia ilości stanowisk to koszt ok. 15 000 zł netto.

Dużo firm ma własne wynegocjowane „cenniki” zakupu tych licencji, zatem warto najpierw sprawdzić wewnątrz organizacji rzeczywisty koszt produktów Microsoft.