Raportowanie w firmie – skuteczna prezentacja wyników

Obecnie firmy inwestują coraz większe kwoty w infrastrukturę oraz narzędzia do tzw. business intelligence (BI). Powstaje również szereg nowoczesnych aplikacji, których głównym zadaniem jest przyspieszenie raportowania oraz tworzenie zestawień wyników.

Jednak tworzenie raportów z perspektywy mniejszych firm jest o wiele prostsze. One nie posiadają setek gigabajtów danych. Nie mają też czasu na skomplikowane i kosztowne wdrożenia systemów BI. Chodzi im zazwyczaj o coś naprawdę prostego. To znaczy – mają procesy i potrzebują szybkich metod raportowania ich wyników, żeby móc nimi skutecznie zarządzać.

Zarządzać to znaczy przykładowo, być w stanie: wyłapywać odchylenia, zauważyć podstawowe zależności, pokazywać ogólne trendy. Zazwyczaj w firmach chodzi o raportowanie sprzedaży oraz towarzyszących jej elementów finansowych oraz klienckich. Ale w zależności od specyfiki działania danej firmy bywają też raportowane inne obszary. Jednak do tego wszystkiego nie potrzebne są zaawansowane narzędzia informatyczne. Dlatego też cały czas najbardziej przydatnym i przystępnym narzędziem pozostaje MS Excel wraz ze swoimi rozszerzeniami.

Tworząc raporty, z reguły dla mniejszych i średnich firm, spotykam się z różnorodnymi wymaganiami. Jedne firmy dokładnie wiedzą, czego chcą, ale nie są w stanie samodzielnie stworzyć odpowiednich narzędzi raportujących. Inne natomiast mają tylko ogólne wyobrażenie na temat tego, jakby chciały pracować. To znaczy mają dane, ale nie do końca wiedzą, jak je efektywnie wykorzystać. I w tym staram im się pomóc. Na podstawie zebranych doświadczeń chciałbym teraz podzielić się wiedzą na temat tworzenia efektywnych raportów dla firm.

Jeżeli chcesz także w swojej firmie poprawić raportowanie to zapraszam do kontaktu – oferta usług na stronie deepdive.pl).

Tworzenie raportów jest proste, ale nie wszystkie raporty są dobre

Wiele z raportów, z którymi miałem do czynienia, to zbiór przypadkowych danych lub seria rozbudowanych tabelek czy wykresów. Bywa też, że zbyt dużo z tych skomplikowanych raportów nie wynika. Trudno się je przegląda. Jeszcze trudniej jest wyciągnąć z nich jakiekolwiek wnioski.

A warto tu podkreślić, że cele raportów są zazwyczaj jednakowe. Chodzi o jasne prezentowanie wyników działań, w taki sposób, aby można było:

• poznać obecną sytuację w firmie;
• określić wpływ poszczególnych elementów na końcowy wynik;
• wyłapać obecne nieprawidłowości;
• przewidzieć przyszłe wyniki i trend;
• określić działania, które należy ewentualnie podjąć dla poprawy wyników.

Cechy skutecznego raportu

Szybki dostęp do raportu

Raporty powinny być dostępne od ręki. Znaczy to mniej więcej tyle, że nie powinno być sytuacji, kiedy to pracownik poświęca parę godzin na aktualizację jakiegoś zestawienia. Cały proces tworzenia raportu powinien być zautomatyzować tak bardzo, jak się tylko da. Nawet jeżeli dane pochodzą z różnych miejsce, to obecnie istnieje szereg narzędzi, aby podpiąć się pod kilka źródeł danych, połączyć je, przekształcić, a następnie zaprezentować za pomocą syntetycznego raportu. To w końcu kwestia napisania odpowiedniego skryptu.

Przemyślany zakres danych

Raport to z reguły syntetyczne przedstawienie danego obszaru działania firmy. Dlatego też nie jest jego celem pokazywanie wszystkich możliwych danych, które akurat są dostępne. Musi nastąpić selekcja danych. Podczas tworzenia raportu powinno się skoncentrować tylko na tych zmiennych, które najlepiej oddają sam proces i mówią o jego stanie.

Do tego warto przedstawić podstawowe kombinacje i zależności między danymi; plus podziały podziały na główne kategorie.

Ponadto, aby sam raport był bardziej zrozumiały, warto zastanowić się nad opracowaniem paru wskaźników (tzw. KPI), które w syntetyczny sposób będą służyć monitoringowi danych procesów.

Istotne jest tutaj także wybranie zakresu czasowego (dane za ostatni kwartał, rok, 2 lata, …) oraz stopnia agregacji – tzn. czy na dany proces patrzymy z dokładnością, co do godziny, czy wystarczą nam nawet przedziały miesięczne i ogólne trendy.

W raportowaniu bardzo istotne jest przyjęcie spójnej metodyki pobierania i przetwarzania danych. Aby ewentualne zmiany w wynikach, nie były konsekwencją przykładowo jakieś zmiany w sposobie gromadzenia danych przez jakiś system zewnętrzny.

Im więcej danych lub im więcej źródeł danych, tym większe szanse na pojawienie się błędów podczas tworzenia raportu. A poprawność raportu odgrywa kluczową kwestię. Jeżeli ktoś raz zauważy jakiś błąd, to potem cyklicznie będą pojawiać się wątpliwości, co do jego poprawności, nawet jeżeli wszystkie wyliczenia będą już poprawne.

Logiczna prezentacja wyników

Jak mamy już wybrany zakres danych, który chcemy pokazać, musimy je zrozumiale przedstawić. Dlatego też zwykle zaczyna się raport od ogólnych agregatów, a potem przechodzi się do dokładniejszych rozbić. Na początku najlepiej przedstawić te wyliczenia i KPI, które najtrafniej obrazują stan procesów.

Ale uporządkowany sposób prezentacji nie kończy pracy. Bardzo ważne jest również pokazywanie danych w taki sposób, aby tłumaczyły one to, co zostało pokazane wcześniej.  W tym w w szczególności odpowiadały na pytanie „dlaczego spadła sprzedaż”, „czemu zawdzięczamy spadek kosztów?, itd. Bo samo pokazanie, że jakiś parametr wzrósł lub spadł mało mówi – ważniejsze jest pokazanie w raporcie – dlaczego tak się stało, z czego to wynikało, ewentualnie na jakie parametry należy położyć nacisk, aby powrócić do pożądanych stanów.

Pokazywanie samych wartości bezwzględnych także może niewiele pomagać, gdyż trudno je interpretować bez punktu odniesienia (np. benchmarków). Istotne jest pokazywanie danych wraz z ich kontekstem – porównania rok do roku, zestawienia względne, itp.. Suche dane bez kontekstu trudno interpretować.

Wizualizacja danych w raportach

Nikt nie ma czasu na spędzanie godzin nad jednym raportem. Jeden rzut oka na raport powinien wystarczyć, aby zorientować się w ogólnej sytuacji. A żeby było to możliwe niezbędne jest zastosowanie różnych technik wizualizacji danych. Wykresów, prostych infografik, kolorystyki, itp. Więcej o nich piszę w innym moim wpisie dotyczącym wizualizacji danych.

Elastyczność zmian

Raz zrobiony raport powinien być łatwy do rozbudowy i przekształceń. Procesy się zmieniają, tak więc towarzyszące im raporty także powinny się szybko do nich dopasowywać Jednakże nie raz spotkałem się z sytuacją, gdy łatwiej było stworzyć raport od zera niż wprowadzić drobną zmianę w jego obecnym kształcie.

Użyteczność raportów

Wszystkie wymienione powyżej kwestie przekładają się bezpośrednio na końcową użyteczność raportu. A jak najszybciej sprawdzić, czy raport jest dobry? Moim zdaniem – przez częstotliwość jego faktycznego wykorzystywania. Jeżeli jest on przeglądany, dyskutowany, zmieniany, poprawiany, pojawiają się do niego różne pytania – wtedy zdaje on swój egzamin przydatności. Natomiast bywa tak, że w firmie powstaje szereg raportów, cyklicznie odświeżanych, z których nikt właściwie nie korzysta.

Każda firma, która osiąga pewien pułap wolumenów realizowanych zleceń prędzej, czy później musi opracować przynajmniej najprostsze raporty. Bez nich w końcu trudno monitorować to, co się faktycznie dzieje w firmie. Gubi się szerszy obraz i patrzy na firmę tylko przez pryzmat paru ostatnich dni i problemów.

A żeby szybko usprawnić zarządzanie, wystarczą typowe zestawienia, takie jak, np.: realizacja budżetu, nakłady-wyniki, pipeline ( konwersja), proste prognozy, itp. Jak do tego dorzuci się krótką dyskusję nad raportami, w końcu każdy może te same dane interpretować na różne sposoby, wtedy możemy uzyskać praktyczne narzędzie zarządcze.