Harmonogram projektu i szablon karty projektu

Punktem wyjścia do planowania złożonych zadań jest przygotowanie dokumentu noszącego zwykle tytuł – „harmonogram projektu”. W najprostszej formie zawiera on: listę wszystkich zaplanowanych działań, szacowane terminy ich realizacji oraz osoby za nie odpowiedzialne. W zależności od potrzeb i skali złożoności projektu może on być także wzbogacony dodatkowo o: wyodrębnienie kamieni milowych (wyznaczenie ścieżki krytycznej projektu), koszty poszczególnych działań, niezbędne zasoby na każdym z etapów, itp.

Przykład harmonogramu – karty projektu

Harmonogram projektu nie powinien jednak występować jako samodzielny materiał, lecz stanowić część dokumentu całościowo opisującego całe przedsięwzięcie. W ten sposób jesteśmy w stanie zwiększyć jego zrozumiałość dla innych odbiorców oraz uzasadnić jego konstrukcję. Przykład takiego dokumentu w Excelu można pobrać klikając na link poniżej.

Pobierz plik: Karta projektu / harmonogram projektu do pobrania (plik excel)

Jest to szablon jednej z prostszych i najkrótszych wersji karty projektu (tak jest zazwyczaj ten dokument nazywany). Zgodnie z jej założeniem, powinna ona zawierać podstawowe informacje dotyczące projektu, dzięki którym każda osoba mająca z nią do czynienia, byłaby w stanie szybko poznać istotę danego przedsięwzięcia.

Aby prawidłowo przygotować kartę projektu należy (w wersji podstawowej):

• spisać kluczowe osoby w projekcie (kierownik projektu, zespół projektowy, interesariusze, sponsor);
• zdefiniować główny cel i zakres projektu;
• wyznaczyć mierniki realizacji projektu;
• opracować harmonogram projektu;
• przygotować kosztorys/ analizę opłacalności;
• przeprowadzić analizę ryzyka.

Taki pakiet informacji, po zatwierdzeniu przez sponsora projektu, staje się mapą dla wszystkich dalszych działań. Jeżeli na jakimś etapie projektu pojawiają się wątpliwości, to zawsze w pierwszej kolejności należy sięgać do karty projektu i tam szukać na nie odpowiedzi.

Najczęstsze błędy popełniane przy tworzeniu karty projektu/ harmonogramu projektu:

• nieprecyzyjnie zdefiniowane cele, brak ich priorytetyzacji – co prowadzi do wzbogacania projektu o niepotrzebne zadania, a po jego zakończeniu fałszywe odczucie, że projekt zakończył się sukcesem (nie ma jasnych celów, nie ma mierników ich osiągnięcia = brak możliwości oceny projektu)
• zbyt duży zespół projektowy – co w konsekwencji powoduje, że odpowiedzialność za jego realizację się „rozmywa”;
• zbyt mało ambitne albo zbyt optymistyczne terminy w harmonogramie –tj. zawierają dużą rezerwę czasową lub już na początku projektu okazuje się, że założone daty realizacji są niewykonalne;
• brak uzasadnienia biznesowego dla projektu – niewyznaczenie górnego poziomu kosztów, po przekroczeniu którego, cały projekt staje się nieopłacalny;
• minimalizowanie prawdopodobieństwa zajścia wybranych ryzyk – brak działań zapobiegawczych;
• zapominanie o aktualizacji karty projektu w przypadku zajścia znaczących zmian.