Ofertowanie analitycznym okiem – najlepsze praktyki przy składaniu ofert handlowych

Nieodłącznym elementem procesu sprzedaży realizowanego do innych firm jest tzw. ofertowanie. Ofertowanie to znaczy składnie ofert handlowych innej firmie w odpowiedzi na m.in. otrzymane od niej zapytanie ofertowe lub dokumentację przetargową.

Wydaje się, że przygotowanie i wysłanie oferty handlowej jest proste. No i faktycznie w większości przypadków takie jest. Zwykle jest przygotowany pewien szablon dokumentu i emaila, który należy wypełnić, ewentualnie zdobyć jeszcze akceptację przełożonego i przekazać klientowi. Tylko problem polega na tym, że i tutaj można popełnić sporo błędów. Błędów, w rezultacie których, ofertowanie niekoniecznie przekłada się na zdobywanie nowych klientów.

W trakcie analiz procesów sprzedaży lub realizowanych konsultacji w zakresie zarządzania CRM-em wyskakiwały czasem zaskakujące wręcz przypadki oraz wynikające z nich wnioski. Z wybranymi z nich, chciałbym się tutaj podzielić. Jeżeli ktoś jest zainteresowany bardziej szczegółową analizą, wtedy zapraszam do zapoznania się z pełną ofertą usług analitycznych i doradczych.  

Najlepsze praktyki w ofertowaniu

Liczy się czas.

Bardzo ważne jest, aby móc szybko przygotować ofertę handlową. To znaczy być w stanie wycenić zakres prac, a przynajmniej być w stanie podać orientacyjną cenę. Cały ten proces nie powinien zająć więcej niż 1-2 dni roboczych od otrzymania zapytania. Szczególnie wtedy, gdy wiemy, że podobne zapytanie zostało wysłane do kilku innych firm (a tak się zdarza w większości branż).

Oczywiście są tutaj liczne wyjątki – bo są branże, gdzie oferta powstaje tygodniami. Ale nie raz spotykałem się z sytuacją, że niemal gotowe oferty leżakowały parę dni w firmie, zanim zostały w końcu wysłane. Czasami problem stanowiło poprawna wycena kosztów, innymi razem proces akceptacji oferty przybierał zbyt skomplikowaną formę.

Gdy „sprzedaż szła”, nikt na terminy odpowiedzi nie zwracał uwagi, ale w momencie, gdy zaczęły być problemy to okazało się, że wiele elementów należy szybko usprawnić.

Nie każde zapytanie jest warte ofertowania.

Niestety wielu handlowców o tym zapomina i z tym samym zaangażowaniem rzuca się do przygotowania odpowiedzi ofertowej na każdego otrzymanego emaila. Widziałem w CRM-ach wyceny robione na podstawie 3-4 zdań przesłanych w emailu od potencjalnego zainteresowanego. Bez dodatkowej rozmowy telefonicznej z nim ani bez doprecyzowania zapytania. A po takiej krótkiej rozmowie może szybko się okazać, że nie warto tracić czasu na ofertowanie danej osoby. Czas spędzony na ofertowaniu jest w końcu także kosztem, który można zmniejszyć.

Poznaj kontekst zapytania.

Otrzymując zapytanie o ofertę handlową, zwykle oczekuje się od opiekuna handlowego dostarczenia wyceny oraz zakresu świadczonych usług. A właśnie jednym z lepszych sposobów na odfiltrowanie tych mało perspektywicznych klientów jest próba poznania szerszego kontekstu samego zapytania. W tym m.in. poznanie powodów, dlaczego akurat teraz wysyłają takie zapytanie, co się zadziało w firmie…, czy trwa jakiś projekt…, itd.

Wnikając w samo zapytanie, możemy się szybko przekonać, że niektóre z nich wynikają ze zwykłej nudy niektórych osób, które rozsyłają je bez przemyślenia. Z drugiej strony możemy też trafić na osoby, które za sprawą udzielanych pełnych informacji, potwierdzą nam, że warto zająć się danym tematem szczegółowo.

Stanowisko a szansę na finalizację oferty.

Swego czasu robiłem analizę u jednego z klientów, w którym sprawdzałem, czy stopień stanowiska osoby, która wysyłała zapytanie ma przełożenie na jego końcową realizację. I jak się okazało to… niekoniecznie. Nazwa stanowiska nie zawsze mówi o roli i odpowiedzialności danej osoby. Są firmy, gdzie nawet specjaliści mają dość dużą autonomię przy wyborze kontrahentów. Natomiast są też firmy, w których występują bardzo poważnie brzmiące nazwy stanowisk, za którymi jednak znikoma decyzyjność. Dlatego też tak ważna jest rozmowa, aby po prostu wyczuć z kim mamy naprawdę do czynienia.

Testowanie sposobów wycen.  

Praca handlowca w pewnej mierze jest powiązana ze statyką. Im więcej ofert wyśle, tym więcej wygranych umów. Ale to oczywiście duże uproszenie. Bo częstym błędem jest zapominanie o kolejnych krokach po przesłaniu wyceny.

Okazuje się, że handlowcy poświęcają parę godzin na opracowanie oferty, a potem nawet nie dzwonią w celu uzyskania odpowiedzi na temat jej oceny przez klienta. Zakładają, że jeżeli klient się nie odzywa to znaczy, że nie jest zainteresowany. O wiele lepsze rezultaty osiąga się w końcu, gdy wraz z wysłanie oferty umawia się od razu na rozmowę telefonią lub wręcz prezentację tego, co chce się zaoferować.

Odfiltrowywanie mało perspektywicznych zapytań.

Możliwe są też prostsze kryteria. Przykładowo ja z reguły nie odpowiadam na zapytania typu „potrzebuję na dziś”. Bo czas pokazuje, że zwykle najpierw wszystko jest potrzebne na teraz, a potem idea projektu wysłanego do wyceny tak szybko znika, jak się pojawiła. A jak wspomniałem odpowiadanie na zapytania to też koszt. 

Zmniejszenie barier rozpoczęcia współpracy.

Nikt nie lubi ryzyka. A rozpoczynanie współpracy z nową firmą, zawsze takim jest. Dlatego podczas ofertowania warto zadbać o to, aby pokazać, że nasza oferta handlowa jest gwarancją poprawności wykonanych zadań. Jeżeli barierą może być cena, to można dostosować sposób rozliczeń, w którym kolejne płatności będą dostosowane do postępu prac. Jeżeli są obawy wobec złożoności projektu, można załączyć referencję z innych, bardziej złożonych projektów, które się z powodzeniem zrealizowało, itd. W procesie ofertowania wszystko rozgrywa się o zmniejszenie wszystkich „przeszkód”, które mogą utrudnić zatwierdzenie wysłanej oferty.

Dajesz i oczekujesz coś w zamian.

Ofertowanie to, nie rzadko, dopiero któryś tam z kolei etap w procesie sprzedaży. Najpierw są zwykle luźne rozmowy, potem wysyłane jakieś dodatkowe opracowania, dedykowane prezentacje lub webinary. W między czasie pojawia się mnóstwo pytań, na które trzeba udzielać odpowiedzi. A aby popranie odpowiedzieć, należy z kolei zaangażować kolejne osoby w firmie. Proces się komplikuje, wydłuża, generuje dodatkowe koszty.

Ale w całym tym procesie nie można zapominać o jednej rzeczy – chodzi tutaj o sprzedaż. Nie można tylko dokształcać i dzielić się wiedzą z potencjalnymi klientami. Zawsze musi być coś za coś. Warto krok po kroku zdobywać kolejne informacje o statusie tego projektu u zleceniodawcy oraz szansach naszej firmy na zdobycie umowy.

Bardziej bezpośrednie pytania w stylu: „czy prowadzicie równoczesne rozmowy z innymi firmami” wcale nie są nie na miejscu. A są wręcz wskazane, aby poznać rzeczywistą sytuację i określić szansę na umowę. I żeby po paru miesiącach dużego zaangażowania w zdobycie nowego klienta nie zostać z niczym.