11 technik ułatwiających organizację pracy oraz realizację projektów

To nie będzie kolejny wywód o prokrastynacji oraz sposobach radzenia sobie z nią. O tym napisano już wystarczająco dużo. Nie będzie to także wpis z cyklu „5 sposobów na …” Bo w praktyce biznesowej większość takich porad wydaje się bardzo infantylnych.

Rzecz będzie o uniwersalnych i sprawdzonych technikach ułatwiających pracę – zarówno codzienną, powtarzalną, operacyjną, jak i tą projektową. Fanów nowinek technicznych jednak zasmucę. Wpis jest raczej old-schoolowy. Całkowicie pomijam tu opisywanie aplikacji mobilnych, itp. Wiadomo, są ich tysiące. Jednym podobają się jedne, a innym drugie. A za parę miesięcy i tak pojawią się kolejne. W zamian za to spróbuję przedstawić bardziej ponadczasowe metody i narzędzia usprawniające organizację pracy i zarządzanie czasem.

Prost lista zadań (tzw. „to-do’s”) to często za mało, aby sprawnie zrealizować projekty w określonym zakresie i czasie. W pewnym momencie okazuje się, że jest za dużo tego wszystkiego lub też pojawiają się kolejne ograniczenia – budżetowe, organizacyjne, ludzkie. Coś przydałoby się wtedy zmienić…

Wspólnym mianownikiem przedstawionych poniżej metodyk jest właśnie zmiana – w sposobie myślenia. W końcu główna bariera siedzi często gdzieś w głowie. A najlepszą odpowiedzą na to jest zmiana podejścia do wykonywanych zadań. To w wielu sytuacjach bardzo pomaga, a wręcz wystarcza. I wcale nie trzeba przy tym „wychodzić ze swojej strefy komfortu” ;).

Metody, techniki, narzędzia na lepszą organizację pracy i zarządzanie czasem

Segregacja zadań pod kątem ważności i pilności

(tzw. macierz Eisenhower’a).

Jest to bardzo prosta technika ułatwiająca rozplanowanie czasu. W myśl niej, wszystkie zadania mogą być przypisane do jednej z 4 kategorii:

• ważne i pilne;
• ważne ale nie pilne;
• mało ważne ale pilne;
• mało ważne i nie pilne.

O tej technice napisano sporo. Zatem nie będę się tu rozpisywał. Najważniejsza do zapamiętania jest zasada, że nie można sobie wmówić, iż wszystko jest ważne i pilne. Taki status powinny mieć tylko naprawdę wyjątkowe, niespodziewane zadania. Więcej myślenia, mniej działania. Każdy ustala priorytety wg własnych miar. Coś co jest ważne dla jednych, jest nieistotne dla innych. Dlatego do pewnych zadań należy podchodzić z dystansem. A w momencie, gdy okaże się, że dana rzecz jest mało ważna i niekoniecznie pilna, można po prostu ją pominąć i nie tracić na nią czasu. Nie wszystko jest warte naszej uwagi. Inne zadania można rozłożyć w czasie lub delegować.

Wszystko co złożone można rozłożyć na szereg prostszych zadań.

Inaczej mówiąc, duże problemy można podzielić na kilka mniejszych i zająć się nimi osobno. W ten sposób o wiele łatwiej jest pokonać opór przed skomplikowanymi zadaniami, których z pozoru „nie da się ogarnąć”. Z tej koncepcji narodziła się nawet jedna z modnych metodyk zarządzania projektami zwana podejściem zwinnym (Agile). Łatwiejsze jest dzięki temu planowanie czasu, śledzenie postępów, zarządzanie.

Koncentracja na ryzykach.

W tej technice istotne jest patrzenia na dany projekt z perspektywy pesymisty. Chodzi tu o cykliczne zadawanie pytań w stylu:

• co może pójść nie tak?;
• gdzie mogą pojawić się przeszkody opóźniające projekt (tzw. wąskie gardła)?;
• kto może sprawić największe problemy?

Po odpowiedzi na te pytania, otrzymujemy listę rzeczy, na których powinniśmy się skoncentrować. W wielu sytuacjach w pierwszej kolejności wykonuje się zadania najprostsze, najszybsze i te najbardziej oczywiste. Brak patrzenia w przód powoduje jednak, że na pewnym etapie stajemy pod ścianą, a dalszy postęp prac jest uzależniony od czynników (lub osoby), którym nie poświęciliśmy wcześniej dostatecznej uwagi.

Pomysł jest niczym bez konkretów.

Wiele rzeczy, które na pozór wydają się interesujące okazuje się być bezwartościowymi. Dlatego każdy pomysł lub projekt warto skonkretyzować w paru zdaniach. Podczas pisania wychodzą często pierwsze negatywne aspekty, duże przeszkody lub też zwykłe błędy logiczne w powziętych założeniach. Następuje w ten sposób samoistna ewaluacja, która pozwala spojrzeć na daną rzecz nieco krytyczniej. Pozwala to zaoszczędzić wiele czasu, niż gdyby bazowało się przez długi czas na ogólnej idei bądź mglistych zarysach możliwego rozwiązania, które nim nie jest.
Pomocną techniką okazuje się tutaj kontrargumentacja – czyli listowanie argumentów przeczących pierwotnym tezom lub pomysłom – „co jeśli nie ….?”

Doprecyzowane zadania, zakres i czas wykonania.

Zdarza się, że duża część zasobów jest przeznaczanych na detale, na których nikomu nie zależy. Tak samo zrobienie czegoś „ponad normę” nie jest zawsze godne pochwały, gdyż niejednokrotnie głównym oczekiwaniem jest przygotowanie czegoś szybciej, a nie w szerszym zakresie . Takie błędy wynikają zwykle z dwóch powodów: albo wykonawca jest nadmiernym perfekcjonistą, albo po prostu źle zrozumiał postawione przed nim cele. Jeżeli występują wątpliwości, co do zakresu i czasu wykonania, należy je jak najszybciej wyjaśnić, a nie przystępować od razu do działania.

Odróżnianie rozwiązania od celu.

Do każdego celu może wieźć dziesiątki rozwiązań. Ta oczywistość nie jest jednak powszechna wśród wszystkich. Wiele osób koncentruje się na danym zadaniu, traktując je jako cel sam w sobie. Pomijając przy tym alternatywne możliwości działań, które mogły by w sposób znacznie szybszy umożliwić osiągnięcie celu nadrzędnego. Przykład: sposobem na spadające marże nie jest wzrost cen lub szybka redukcja kosztów, potencjalnych korzyści można szukać w zmianie sposobu ofertowania (np. poprzez pakietowanie oferty), zmianie systemu motywacyjnego dla sił sprzedaży, rozwój nowych produktów, wejście na nowe rynki, itd.

Poszukiwanie przyczyn problemu, a nie sposobów jego naprawy

– to kolejne technika, której zamierzeniem jest zmiana sposobu podejścia do pewnych zadań. W przypadku napotkania przeszkód w projekcie, czasem warto przeanalizować ich źródła, a nie przystępować od razu do nanoszenia poprawek lub też zastosowywania kolejnych obejść lub kompromisów. Przykładowo: gdy pogarsza się jakość obsługi na infolinii ze względu na nadmierną liczbę telefonów, rozwiązaniem niekoniecznie jest zwiększenie liczby konsultantów. Wzrost liczby połączeń może wynikać, np.: nieodpowiedniej komunikacji w innych kanałach sprzedaży (brak kluczowych informacji na stronie WWW) lub też nieskoordynowania działań reklamowych z działem obsługi klientów.

Check listy

Nic tak nie generuje błędów jak rutyna. Kiedy pewne działania realizuje się po raz dziesiąty lub setny, wtedy rosną szanse na błąd. Powtarzalne działania najlepiej spisać w postaci stałej listy do odhaczenia i w ten sposób sprawdzać, czy wszystko zostało zrobione.

Metoda Kanban

– bardzo znana, prosta i praktyczna metoda organizująca zadania. Działa ona mniej więcej w następujący sposób: za pomocą zwykłych lub wirtualnych karteczek post-it spisujemy poszczególne zadania – 1 karteczka = 1 zadanie. A następnie umieszczamy i przemieszczamy je po tablicy (pulpicie) podzielonym na 3 części: „do zrobienia”, „w realizacji’, „zrobione”. Często stosowane są angielskie oznaczenia, kolejno: „to do”, „doing”, „done”. Zadania można grupować i priorytetyzować za pomocą dodatkowych oznaczeń lub kolorów kartek. Idealne rozwiązanie dla projektów składających się z dziesiątków czynności.

Mapa myśli

– tej metodyce poświęciłem w całości oddzielny wpis, zatem odsyłam pod link: mapa myśli – jak przygotować oraz przykłady.

Rozmowa lepsza niż emaile.

Wiadomości tekstowe generują nieporozumienia, jedna odpowiedź generuje kolejne pytanie i wątek, który można byłoby wyjaśnić w trakcie rozmowy w 2 minuty, zajmuje parę godzin. Emaile świetnie sprawdzają się przy prostych i mało pilnych zadaniach. W przypadku dynamicznych projektów wygrywa komunikacja bezpośrednia – telefoniczna lub poprzez spotkania. Nie należy jednak przeginać w drugą stronę. Spotkania nie są receptą na wszystko. Nic tak nie zajmuje (marnuje) czasu jak niepotrzebne lub nieumiejętnie zorganizowane spotkania. Polecam na ten temat inny wpis: spotkanie biznesowe – porady i techniki organizacyjne.

A na koniec warto jeszcze wspomnieć o jednej technice, której źródeł należy szukać w IT. Jeżeli nic już się w pracy nie układa i żadne konwencjonalne techniki organizacyjne nie pomagają, wtedy pozostaje tylko ponownie uruchomić komputer ;)