Składanie ofert – o czym warto pamiętać tworząc oferty przetargowe

Zlecenia uzyskiwane poprzez przetargi publiczne dla wielu firm są głównym źródłem przychodów. Wymagania są duże, ale stawka o jaką się tutaj gra często nie mniejsza. Ustawą regulującą cały tryb przeprowadzania przetargów publicznych jest Prawo Zamówień Publicznych.

Jest to wskazana lektura, gdyż zawsze lepiej być świadomym wymagań oraz zobowiązań wynikających z udziału w przetargach. Celem tego artykułu nie jest jednak omawianie poszczególnych zapisów wspomnianej ustawy, tylko podzielenie się pewnymi praktycznymi wskazówkami dotyczącymi udziału w postępowaniach przetargowych.

O czym warto pamiętać składając oferty w przetargach publicznych?

• Podstawa to dokładne zapoznanie się z dokumentacją przetargową (tj. SIWZ- specyfikacja istotnych warunków zamówienia, wzór umowy, formularze, załączniki). Dobrze jak robią to czasem dwie osoby. Każda z nich może wychwycić elementy niedostrzeżone przez drugą

• Analizę tych dokumentów należy zacząć od sprawdzenia, czy spełnia się wymagania zawarte w przetargu i posiada wymagane dokumenty. Można oszczędzić w ten sposób sporo czasu, w porównaniu ze strategią „spróbuję, a może się uda”. Procedura zamówień publicznych jest bardzo rygorystyczna i w wielu przypadkach zero-jedynkowa.

• Warto wcześniej przygotować proces szybkiego opracowania ofert. Przydatne okazuje się zebranie w jednym miejscu wszystkich aktualnych dokumentów (wypis z KRS, pełnomocnictwa, polisy ubezpieczeniowe, zaświadczenia z urzędu skarbowego i ZUS, referencje itp.). Istotne jest też posiadanie jasnej ścieżki akceptacji wewnętrznych.

• W wysyłanych dokumentach warto zawrzeć klauzulę „tajemnica przedsiębiorstwa” – aby do naszych ofert nie miała dostępu konkurencja.

• Nieodłącznym elementem nawet niewielkich przetargów jest zwykle konieczność udokumentowania należytego doświadczenia. Chodzi tutaj najczęściej o przedstawienie referencji potwierdzających realizację podobnych prac (kwotowo, co do zakresu, czasowo), jak te będące przedmiotem zapytania. Należy zatem na bieżąco zbierać referencje, ale także zadbać o ich odpowiednią treść. Nie powinny być zbyt ogólne. Powinny tam się znaleźć informacje o kwocie, zakresie prac, oraz dacie realizacji zlecenia.

• Mamy prawo do poprawianie oczywistych omyłek w treści złożonej oferty (oczywiście zakres możliwych „omyłek” jest  zdefiniowany w ustawie).

• Korzystajmy z możliwości zadawania pytań. W razie niejasności co do treści zamówienia wykonawca ma prawo zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie wątpliwości w terminach określonych w treści ogłoszenia.

• Jeżeli korzystamy z serwisu przetargowego to warto odszukać też miejsce, gdzie znajduje się oryginał ogłoszenia. Tam należy regularnie sprawdzać czy przypadkiem nie pojawiła się aktualizacja SIWZ, odpowiedzi na pytania od innych wykonawców, zmiana terminu składania ofert, itp.

• Gdy zakres prac może przekraczać nasze możliwości to z wyprzedzaniem musimy najpierw sprawdzić, czy zleceniodawca zezwala na powierzenia wykonania części prac podwykonawcom, a następnie zawrzeć w ofercie zakres prac, który zostanie przekazanych.

• Należy pamiętać o przestrzeganiu dozwolonych form komunikacji oraz kontaktować się tylko z osobami do tego wyznaczonymi po stronie zleceniodawcy. W przypadku, gdy prowadzimy niezależne rozmowy handlowe z innym departamentem zamawiającego, warto tę sytuację z góry wyjaśnić.

• Należy być świadomym zdarzeń, które mogą spowodować zatrzymanie wadium (np. niezłożenie wymaganych dokumentów pomimo wezwania), a także brać pod uwagę, że termin rozstrzygnięcia przetargu może się przedłużyć.

• Cenne okazuje się analizowanie wyników przetargów, nawet tych, w których nie braliśmy udziału. To jedna z lepszych okazji do badania cen konkurencji.

• Warto ponumerować i parafować każdą ze stron oferty. Całość połączyć w sposób uniemożliwiający „zniknięcie” jakiejkolwiek ze stron.Wysyłając dokumenty pamiętajmy o potwierdzeniu odbioru.