10 ważnych wskaźników w firmie – o których możesz nie wiedzieć

Istnieje pewna grupa wskaźników efektywności w firmie, które są powszechnie wykorzystywane. Zaliczyć do nich można m.in.: dynamikę przychodów, marżę, odchylenia od budżetu, EBITDA, ROI, wskaźniki satysfakcji klienta, średni czas obsługi, średnie przychody na klienta. To tylko pierwsze z brzegu przykłady.

Ale oprócz nich istnieje też mnóstwo innych możliwości szybkiego zobrazowania aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa. Niekoniecznie są to wskaźniki, które są wyliczane tygodniowo lub miesięcznie. Jednakże pewne kalkulacje wskaźników w firmie przydaje się przeprowadzić przynajmniej raz na rok, aby lepiej zrozumieć prawidłowości w biznesie.

Proste wskaźniki – ciekawe wnioski

Nie raz się spotkałem z sytuacją, kiedy to na pozór bardzo proste wyliczenia, całkowicie zmieniały kierunek dyskusji i postrzeganie pewnych procesów. Wystarczyło pokazać je tylko z nieco innej perspektywy. Czasem użycie odmiennej formy wyliczeń wystarcza, aby ocena danego procesu zmieniła się natychmiastowo: z pozytywnej na negatywną lub na odwrót. A do tego wystarczają nawet bardzo proste zestawienia.

Podczas tworzenia analiz biznesowych dla firm – zamiast bawić się w rozległe opisy, lepiej czasem posłużyć się jednym dobrym wskaźnikiem, który syntetycznie przedstawi aktualny stan. Im prostsze wskaźniki tym lepsze. Nie chodzi tu o wynajdywanie złożonych funkcji, lecz o trafne zobrazowania konkretnego problemu. Dobry wskaźnik jest prosty i zrozumiały. W tym także umożliwia śledzenie postępów w danym obszarze biznesowym na przestrzeni czasu.

Ciekawe wskaźniki w firmie, które są rzadziej stosowane

W tym artykule postaram się przestawić przykłady paru wskaźników biznesowych, które są rzadziej stosowane w firmach. Jednakże moim zdaniem w ciekawy sposób dotykają one istoty opisywanych zagadnień.

Zależnie od branży, w której działa firma, niektóre wymienione wskaźniki muszą ulec modyfikacji. Będą też takie, które w ogóle nie znają zastosowania w danym przedsiębiorstwie. Ale w tym wpisie chodzi bardziej o pokazanie różnych sposobów, w jakie można patrzeć na procesy wewnątrz firmy.

1. Dynamika sprzedaży najważniejszego konkurenta/ów

Bardzo przydatne w analizach biznesowych jest posiadanie benchmarku, do którego się odnosimy. A jednym z głównych wskaźników porównawczych powinno być tempo wzrostu rok do roku. Dotyczy to zarówno młodych firm, jak i tych funkcjonujących kilkanaście lat na rynku.

Dlaczego śledzenie dynamiki wzrostów konkurentów jest takie ważne? Otóż większe firmy mogą się cieszyć ze wzrostów przychodów rzędu 3-5% roku do roku i z realizacji założeń budżetowych. Ale jeżeli ten wskaźnik odniesiemy do konkurenta, który rośnie o 15% rocznie, wtedy oznacza to ni mniej ni więcej, że wkrótce firmę czeka niemały problem. Szczególnie jeżeli dynamika całego rynku również nie odznacza się już większymi przyrostami.

2. Udział %-owy klientów pozyskanych w ostatnim roku

Nie rzadko firmy odznaczają się dużymi dynamikami wzrostów od wielu lat. Ale w momencie, kiedy dostrzegą, że ten wzrost jest zasługą jedynie paru czołowych klientów lub tej samej bazy klientów eksploatowanej od lat, ocena tych wzrostów może się zmienić. I te wyliczenia mogą bardziej zachęcić do ukierunkowania działań na poszerzanie bazy klientów.  

3. Średni koszt pozyskania nowego klienta

W tym przypadku dosyć istotna jest dokładność wyliczeń. Wiele wydatków marketingowych lub pro-sprzedażowych wpada do wspólnego worka. Znaczy to, że do tego samego worka wpadają często także koszty utrzymania dotychczasowych klientów. Co w rezultacie powoduje, że koszty się uśredniają. A w rzeczywistości średni koszt pozyskania nowego klienta może być znacznie większy niż nam się wydawało.

4. Średni czas do konwersji

Chodzi tu o próbę zmierzenia, średniego czasu, jaki potrzebujemy na pozyskanie nowego klienta. Czyli przykładowo, ile dni zajmuje nam przeprocesowanie umowy od momentu pozyskania zapytania ofertowego. A tutaj może wyjść sporo ciekawych rzeczy, na przykład to, że ta wartość z roku na rok rośnie, lub że istnieje bardzo duża różnica pomiędzy poszczególnymi handlowcami czy świadczonymi usługami.

Ten wskaźnik jest ważny, ponieważ pokazuje stan naszej firmy z perspektywy klienta. Może pomóc pokazać, czy u nas da się wszystko sprawnie załatwić, czy też praca z nami do „szybkich” nie należy.  

5. Udział %-owy łącznych przychodów generowanych przez produkty/usługi wdrożone w ostatnim roku

Bardzo ciekawym jest tutaj także odniesienie tego wskaźnika do wartości wycofanych produktów/usług i wyliczenie bilansu netto. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, ile czasu zajmuje wprowadzenie na rynek nowego produktu do czasu, aż zacznie on przynosić satysfakcjonujące przychody.

6. Wartość sprzedaży generowana przez top 10%/20% produktów, klientów, handlowców

Patrzenie na rozkłady wartości i udziałów, zamiast na średnie czy mediany, mocno zmienia ogląd sytuacji. Bywają firmy, gdzie mamy do czynienia ze skrajnościami, z których nie do końca zdają sobie sprawę. Przykładowo 90% obrotów jest generowanych przez mniej niż 10% produktów.

W drugim etapie powyżej wyliczone rozkłady należy zestawić z rentownościami na produktach, klientach, handlowcach. Nie raz spotkałem się z sytuacją, kiedy najlepszym handlowcem był ten, który jednocześnie dawał największe rabaty i sprzedawał na najmniejszej marży. O czym niekoniecznie wszyscy wiedzieli. A co znacząco zmienia interpretacje tak pokazanych rozkładów.

7. Rozkład produktów, klientów wg rentowności

To drugi rozkład, który może szybko zaburzyć zbyt optymistyczne postrzeganie sytuacji w firmie. Czołowe projekty i klienci nieraz mocno subsydiują dziesiątki innych, nierzadko nierentowych, projektów.

Z drugiej strony takie rozkłady wskazują, na jakich klientów i na jakie grupy projektów, powinny iść największe wysiłki, aby zadbać o jakość realizowanych usług. Zasada: ”każdy klient jest ważny” – sprawdza się w sytuacji, kiedy „każdy klient” jest porównywalnie rentowny. W innych przypadkach warto podejść do tej zasady z przymrużonym okiem.

8. Time to market – czas na pełne wdrożenie nowego produktu lub usługi

Chodzi tutaj o czas od momentu decyzji o wdrożeniu pomysłu do pierwszej sprzedaży. W wielu przypadkach ten parametr może dziwić, bo w codziennej pracy zapominamy, jak długo pracujemy nad danym tematem. Projekt był parę razy przedłużany, były jakieś przerwy, itd. A potem po wyliczeniu tego wskaźnika, okazuje się, że ten parametr jest zaskakująco duży. I warto się jednak zastanowić nad przyspieszeniem procesów.

9. Udział %-owy klientów z ostatniego roku, którzy ponowi zakupy w ostatnich 3 miesiącach

To jest tylko przykład wskaźnika, który może pomóc w wartościowym oszacowaniu zadowolenia klientów z obsługi. Popularny i szeroko wykorzystywany wskaźnik NPS jest bardzo prosty, ale ma szereg wad. A jedną z tych wad jest jego deklaratywność, za którą nie koniecznie idą zachowania konsumentów.

Dlatego warto pomyśleć nad miernikiem, który pokaże bardziej wymierny wskaźnik lojalności i przywiązania klienta do świadczonych przez firmę usług. Chodzi o wskaźniki z kategorii: repeat purchase rate (RPR).

10. Udział %-owy projektów opóźnionych spośród wszystkich obecnie realizowanych

I co warto zaznaczyć od razu, nie chodzi tutaj o projekty realizowane dla klientów, tylko o projekty wdrożeniowe wewnątrz firmy. Bo o ile w pierwszym przypadku ten parametr powinien być na poziomie 0%, o tyle w tym drugim przypadku taka wartość byłaby złym sygnałem.  

Jest takie powiedzenie, które brzmi: jeżeli wszystko jest pod kontrolą (tj. idzie zgodnie z planem), to znaczy, że działasz za wolno. Gdy mamy do czynienia z taką sytuacją ,wtedy jednak warto narzucić nieco szybsze tempo realizacji. Bo projekty mają to do siebie, że jak danym im więcej czasu na realizację – to dokładnie tyle nam zajmą. Ale jest tez druga skrajność. Po przekroczeniu pewnej wartości tego wskaźnika, opóźnienia projektów negatywnie wpływają na niemal każde kolejne zlecenie lub działanie w firmie. I liczba projektów opóźnionych się kumuluje.

Wyznaczanie wskaźników biznesowych

Z jednej strony tylko wyobraźnia, a z drugiej strony możliwości praktycznego wykorzystania, ograniczają nas w wyznaczaniu nowych wskaźników biznesowych w firmie.

Jeżeli chciałbyś porozmawiać na temat wyboru najważniejszych wskaźników w twojej firmie – zapraszam do kontaktu. Zapewniam niezależne spojrzenie eksperckie na procesy. Podejście analityczne i w oparciu o dane – bez teoretyzowania Szczegóły mojej oferty doradczej dostępne są na stronie deepdive.pl.