Analizy dla małych i średnich firm – tworzenie raportów w praktyce

Dużo firm na pewnym etapie rozwoju dostrzega potrzebę usprawniania procesów oraz lepszego raportowania wyników. Analizy dla małych i średnich firm nie mogą się w końcu tylko ograniczać do najprostszych raportów księgowych. Chociaż do pewnego czasu to w zupełności wystarcza. Z czasem jednak zarządzający (oczywiście nie wszyscy) poszukują narzędzi do automatyzacji pracy. Wdrażane są mniej lub bardziej zaawansowane aplikacje do zarządzania: sprzedażą, pracą handlowców, bazą klientów, ofertą produktową.

Łatwo gromadzić dane, trudniej je wykorzystać

Te nowe narzędzia z reguły pozwalają na usprawnienie gromadzenia danych. Natomiast problemy zaczynają się w momencie chęci wyciągania z nich listy rekordów i przygotowywania analiz. Wtedy okazuje się, że w najlepszym przypadku firma dysponuje zaledwie zrzutami danych w postaci plików. A te niestety, należy potem każdorazowo przekształcić do formy przydatnego raportu.

Ale ok, powiedzmy, że do tego momentu jest zwykle jeszcze dosyć łatwo. Każdorazowo zajmuje to sporo czasu, ale w końcu da się jakiś raport zrobić. Trudności rosną, gdy pojawia się potrzeba połączenia danych z różnych źródeł. Przykładowo z 2 oddzielnych systemów czy też dane z ERP z raportami handlowymi z regionów. Wtedy pracochłonność takiego raportowania rośnie wykładniczo, a przy tym pojawiają się liczne błędy. Tworzone są raporty, do których nikt nie ma zaufania, bo co chwila się w nich coś nie zgadza. Lub też cały proces przerasta obecnych pracowników, którzy mają inne, ważniejsze zadania.

I takiego typu klienci zwykle do mnie trafiają.  

Chciałbym w tym wpisie pokazać, ze usprawnienie raportowania w firmie może być naprawdę proste, bezpieczne i szybkie. Przez wiele lat wypracowałem pewien model współpracy, który się sprawdza przy opracowywaniu analiza dla mniejszych firm. Dzięki niemu liczne firmy otrzymały szybkie dostęp do danych w formie i częstotliwości, jakiej potrzebują.  

Jak wygląda tworzenie analiz dla małych i średnich firm

Na początku wystarczy ogólny pomysł. Są dwa typy firm. Jedne wiedzą dokładnie, czego chcą. Mają przykładowo już ręcznie robione Excele i chciałyby tylko usprawnić ich aktualizację. Drugie natomiast, i tych jest znacznie więcej, mają tylko ogólny zamysł tego, co docelowy raport powinien zawierać. Chciałby przykładowo stworzyć raport sprzedaży – natomiast bardziej oczekują propozycji, jakiego typu zestawienia powinny tam się znaleźć – niż same je opisywać.

Raport to narzędzie, a nie cel sam w sobie. Zatem często wystarczy tylko w paru słowach opisać, co się chce dzięki raportowi osiągnąć, aby automatycznie pojawiły się pomysły na zestawienia, które powinny się w nim znaleźć.

Tworzenie raportów trwa parę dni lub parę tygodni. Jeżeli zadaniem jest tylko przyspieszenie tworzenia istniejących raportów, wtedy pracę zwykle kończę w ciągu paru dni. Natomiast jeżeli tworzony jest raport od zera, to jest to już dłuższy proces. Pracę przebiegają w ten sposób, że udostępniam pierwszą wersję raportu, a następnie daję parę tygodni na nanoszenie dowolnych poprawek i modyfikacji.

Dlaczego tak robię? Otóż praktyka pokazuje, że początkowy, ogólny zamysł może być daleki od rzeczywistych potrzeb. A te kształtują się z czasem. Zestawienia i wykresy, które na początku wydawały się w pełni wyczerpywać temat, w trakcie pracy z raportem mogą okazać się niewystarczające. I koniecznie staje się dodanie do raportu innego rodzaju wyliczeń. A potem kolejnych. Lub też pokazanie tych samych danych w innym ujęciu. A potem jeszcze w innym.

Zwykle potrzeba od 3 do 5 kolejnych iteracji, aby dopracować końcowy raport. Celem prac jest przydatność raportu, a nie samo stworzenie zestawień. A przydatność można ocenić także przez pryzmat tego jak raport ewoluuje. Im więcej zmian, tym lepiej.

Najważniejsze to najszybciej zacząć na przykładowych danych. Na początku część firm, chciałoby wszystko przedyskutować podczas spotkania. Tylko, że moja praktyka pokazuje, że najlepiej jest, jak najszybciej zacząć od szablonu rozwiązania. Lepiej pokazać pierwsze, niedoskonałe rozwiązanie, a następnie na nie nanosić poprawki, niż zaczynać z niczym (tj. pustym Excelem) i prowadzić tylko słowne ustalenia. Tym bardziej w przypadku specyficznych dla danej firmy wyliczeń, gdy wszyscy posługują się tymi samymi terminami, a w rzeczywistości każdy je liczy na inny sposób.

Zakres raportów się zmienia. Raportowanie w małych firmach rozpoczyna się od uporządkowania danych i pokazania ogólnych trendów i dynamik zmian. Następnie nanosi się na to kategoryzacje, segmentacje, grupowanie. W kolejnych etapach wyznacza się KPI (te prostsze i te zaawansowane) – oraz tworzy wizualizacje danych do ich monitorowania. Na to wszystko nanosi się elementy predykcyjne (np. prognozy sprzedaży) oraz wyniki budżetowe (np. cel vs wykonanie). Tak powiedzmy przebiegają prace przy 70% projektów. W pozostałych przypadkach pojawiają się specyficzne wyliczenia, właściwe dla danej branży.

Jednakże w obu przypadkach efekt ma być ten sam – raporty mają pokazać od początku do końca wszystkie najważniejsze procesy w firmie. Jakie parametry osiągają, w jakich widełkach oscylują, i kiedy pojawiają się niepokojące odchylenia.

Poufność danych. Na początku wiele firm ma obawy przez powierzeniem danych. Nic w tym dziwnego, w końcu raporty bazują w dużej części na bardzo wartościowych z punktu widzenia działalności firmy informacjach. Zatem z nowymi klientami, zwykle pracę zaczynam w oparciu o fikcyjne dane. I to nawet jeśli podpisana jest już umowa o zachowaniu poufności. Bo tak naprawdę, do stworzenia szablonu raportu wystarczą tylko znajomość formatu źródeł danych. Czyli informacje: skąd dane mają być pobierane (np. z plików csv, xlsx, txt, xml, z baz danych, ze stron www) oraz rodzaju zmiennych, które w nich występują – tj. czy dana wartość to: liczba, tekst czy data.

Dopiero na końcowym etapie prac można przejść na rzeczywiste dane. W ten sposób udostępnia się dane, w momencie, gdy jest się pewnym poprawność gotowego rozwiązania.

Największa trudność w tworzeniu raportów to dane wejściowe. Tutaj nie będzie zaskoczeniem, jak powiem, że 80% kłopotów związanych jest z jakością danych źródłowych. A problemów jest tu mnóstwo: od braków w danych, poprzez brak spójności, po błędne wartości wyliczone przez system.

Nie wymieniam tu już błędów, które pojawiają się w raportach powstających w oparciu o Excele tworzone przez handlowców. Bo tu inwencja twórcza nie zna granic. A błąd jednego handlowca może popsuć proces aktualizacji danych ze wszystkich źródeł. Poprawki do tych błędów trzeba kolejno, jeden po drugim uwzględniać w skrypcie automatyzującym raport. Jednak po paru tygodniach prac cały proces raportowy zaczyna działać bez problemów. A ewentualne błędny (nieuwzględnione dotychczas w skrypcie) pojawiają się raz na pół roku lub rzadziej.

Słabe raporty są wypychane przez lepsze. Raporty, których aktualizacja ręczna trwała standardowo 4 godziny, mogą być zautomatyzowane i przygotowane w 20 sekund. A to są często oszczędności w czasie pracy liczone w tysiącach złotych miesięcznie.

Pliki, które miały po 50 MB, mogą być skompresowane do 5 MB. Jeśli dotychczas do zarządzania wystarczały tylko 3 tabelki i jeden wykres, zdziwisz się, jak zobaczysz, ile wartościowych informacji można wyciągnąć z innego ujęcia tych samych danych.

Wystarczy chęć sprawdzenia, czy przypadkiem nie udałoby się czegoś w obecnym raportowaniu usprawnić lub dodać. A o to można zapytać poprzez formularz na stronie deepdive.pl